control y seguimiento

CONSTRUCCIÓN CVC 33

Seguimiento y control
del proyecto

E

l control de la obra se realiza haciéndole seguimiento a su
progreso. Se deben revisar, analizar, comunicar y registrar los datos correspondientes al avance de las tareas y
desempeño de los recursos. Es necesario, además, comparar permanentemente la situación actual versus lo planeado.
El seguimiento, también abarca laactualización de los datos que
corresponden a tiempos, calidades, problemas, costos, entre
otros, y que aparecen durante el progreso de la obra.
El seguimiento del proyecto debe realizarse con una frecuencia tal,
que impida que la situación se torne inmanejable, pero no debe
ser tan frecuente como para estorbar el desempeño del personal
al realizar sus tareas o asumir un costo demasiado alto. Porotro
lado, dicha frecuencia debe permitir, siempre que sea necesario,
encaminar el proyecto y facilitar la toma de decisiones a corto
plazo, con el fin de alcanzar el objetivo fijado.
Para efectuar correctamente el seguimiento del proyecto y su control, es fundamental realizar una adecuada recolección de datos,
ya que a partir de éstos, será posible determinar el desempeño y
el cumplimiento delas metas del proyecto.
Muchas veces, la tarea de recolectar información a medida que
la obra avanza, se hace larga y consume mucho tiempo. Esto
sucede, generalmente, cuando no se cuenta con una infraestructura previa o el equipo no tiene experiencia. La solución radica en
la creación de una sólida infraestructura que determine los procesos para identificar, recolectar y compilar informaciónválida que
pueda ser usada en el proyecto.
Si el equipo de trabajo y el líder del proyecto no tienen experiencia ni conocimiento acerca de cómo recolectar información,
ésta podrá ser mal determinada y, por lo tanto, la evaluación
del desempeño del proyecto no será la correcta. Por esto, es
crucial asignar la tarea de recopilación de datos a alguien que
tenga un buen entendimiento de lastécnicas de recolección de
información y el objetivo que esta información debe cumplir.
También puede ocurrir que el equipo está usando herramientas informáticas inapropiadas y la conversión de información
obtenida requiera de mucho trabajo (por utilizar viejos
software, hardware, entre otros). Ante esta situación, será muy
útil estandarizar un set de herramientas para recolectar y compilarinformación. Es importante tener en cuenta que un mix de
hardware y software incompatible causa, en todos, altos niveles
de frustración.
En definitiva, la recolección de información es fundamental para
evaluar el desempeño del proyecto. Una buena calidad de información permitirá tomar buenas decisiones.
Los datos (costos, tiempos, entre otros) de programación del proyecto, se denominanpresupuestados o programados y los datos

Germán E. Torrealba

relevados durante el progreso del proyecto se denominan valores
reales. Con los datos obtenidos, es posible realizar la evaluación
del proyecto. Evaluar significa determinar hasta qué punto el proyecto ha alcanzado y alcanzará sus metas, focalizándose en tres
aspectos: cronograma, costo y calidad.
Esta evaluación se realiza a través de dosvías principales, evaluando el desempeño del proyecto hasta el momento y luego,
proyectándolo hacia el futuro en función del desempeño pasado.
De esta forma, se puede ver cómo se ha desarrollado el proyecto
hasta el momento y, si sigue con ese nivel de desempeño, dónde
estará en el futuro.
Para realizar una evaluación se utiliza, habitualmente, el concepto
de variación que corresponde a ladiferencia entre lo que fue planeado y lo que realmente ocurrió hasta un determinado punto. La
variación es una desviación de lo que se esperaba. Es importante señalar, que ésta no es necesariamente mala sino que, por el
contrario, puede significar también algo bueno, es decir, que haya
una variación es una señal que se debe investigar la situación y
determinar qué acción tomar.
El plan...