Coordinación Del Trabajo Personal Y De Equipo

COORDINACIÓN DEL TRABAJO PERSONAL Y DE EQUIPO

La función de la secretaria está íntimamente relacionado con las tareas de organización, no solo respecto a su labor, si también a la de su jefe. Paraque este aspecto de su labor de los resultados apetecidos, la secretaria tiene que conocer a fondo los distintos instrumentos existentes destinados a la planificación de trabajo, como son lasagentas, los calendarios y los planning, conocimiento que le permitirá emplearlos correctamente y obtener de ellos todo el rendimiento posible.
Para lograr el máximo fruto de su trabajo, utilizando dichosinstrumentos, la secretaria ha de atender a dos requisitos básicos diarios.
- Ordenar las tareas de la jornada, distribuyendo los cometidos que se deben realizar de acuerdo con un horariopredeterminado.
- A continuación, trasladar dicho plan de trabajo a la agenda, el planning o cualquier otro instrumentos de planificación.

TAREAS QUE GESTIONA LA SECRETARIA
Las tareas que debe gestionarla secretaria normalmente son de tres tipos:
- Las diarias, sin horario fijo. Se resuelven en el momento y no es necesario consignarlas en la agenda.
- Las diarias con horario preestablecido, comopueden ser el despacho de la correspondencia o cualquier otro trabajo administrativo. Requieren un sistema de recordatorio.
- Las ocasionales que se pueden programar con antelación, como lapreparación de una junta extraordinaria, por ejemplo. Para la realización de este tipo de tareas, se necesita tener anotada la fecha en que se llevara a cabo y un recordatorio a largo plazo.

LOSRECORDATORIOS
Los recordatorios, sean a corto a largo plazo, son controles de consulta previa, que la secretaria debe preparar para que su jefe los tenga a mano en todo momento. Cuando es imprescindiblecontrolar el desarrollo de un determinado asunto, se utilizan así mismo estos sistemas de seguimiento o controles de consulta previa, los cuales se clasifican en tres grandes tipos, según el periodo de...