Correspondencia

OBJETIVO GENERAL

* El objetivo principal de este manual de procedimientos es la correcta revisión, recepción, registro, digitalización y distribución de correspondencia, definiendo las prácticas y pasos que debemos efectuar para lograr un control primordial en la documentación que dé cómo resultado un orden especifico y se cumplan los objetivos trazados que tiene la empresa.

* Elpresente instructivo tiene como finalidad normalizar el manejo de la correspondencia recibida y enviada.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

* Lograr la unificación en los diferentes procesos internos y externos de correspondencia.
* Minimizar el riesgo de fallas o errores que comprometan al personal.
* Realizar con mayor agilidad y transparencia los procesos aquí descritos.
* Alcanzar unaexcelente difusión del siguiente manual asegurando que los empleados lo lleven a cabo de forma adecuada, fácil y rápida.
* Obtener mayor calidad en los procesos a realizar, para minimizar costos y así beneficiar a la compañía.
* Precisar la responsabilidad para la elaboración de las diferentes tareas y así mismo llevar el control y poder evaluar las actividades.
* Determinar al personalencargado de la correspondencia dando a conocer sus respectivas funciones.

ALCANCE

Este manual es adaptable a todas las oficinas de la empresa, que asuman trabajo continuo en la recepción de documentación y correspondencia por parte de entidades tanto gubernamentales como privadas.
A todo el personal encargado de la revisión, recepción, registro, digitalización y distribución de la misma, yasí optimizar la calidad de entrega de la correspondencia a cada una de las dependencias.

CONTENIDO

* Debe tener una formalización interna que obedezca a un acto administrativo por el cual se de aprobación al manual, para que sea oficial y que sea de obligatorio cumplimiento.
* Plantear la misión de la empresa, el que hacer o la razón de ser de la entidad de manera que se puedamostrar que todos los procedimientos que se están mostrando favorezcan al logro de la misma.
* Incluir Visión, que es la proyección o el cómo se quiere ver la empresa en un tiempo o en un período determinado.
* Definir los departamentos responsables dentro de la empresa, ej.: legal, producción, perforación, compras, financiero, etc.
* Incluir series de normas que se utilizan.
* Debecontener glosario dando significados a todos los términos necesarios que hacen parte de los procedimientos.
* Los anexos como tablas, ejemplos, gráficos, etc. son importantes dentro del manual.

PERSONAL ENCARGADO

FUNCIONARIO ENCARGADO | CARGO | FUNCIÓN |
Tatiana Velandia | Recepcionista | 1. Recepcion de documentos |
| | 2. Revisión y verificación |
| | 3. Registro |
JuanCarlos Bernal | Archivo | 4. Nueva verificación y Digitalización |
| | 5. Distribución Interna |
Harold López | xxxx | 6. Distribución Externa |

DESCRIPCION

1- Recibir el documento en recepción

2- Cuando se esté recibiendo Facturación para LEWIS ENERGY COLOMBIA
Se asigna sello de recibido el cual indica lo siguiente:

* Nombre – LEWIS ENERGY COLOMBIA y Nit.900.089.276-3
* Fecha y hora de recibido
* Cuentas por Pagar
* Logo de LEWIS ENERGY COLOMBIA
* Numero de Radicado. ( 120000 )

3- Si es otro tipo de documento (Extractos, Pólizas, Hojas de Vida, etc.) se asigna sello de recibido el cual indica lo siguiente:
* Nombre – LEWIS ENERGY COLOMBIA
* Fecha y hora de recibido
* Recibo para estudio no implica aceptación del contenido* Logo de LEWIS ENERGY COLOMBIA

4- Radicar el documento colocando un número consecutivo, de igual manera indicar en el sello las iniciales de la persona que lo recibió y haciendo el registro respectivo en la planilla y en el sistema.

5- Entregar toda la correspondencia recibida del día, a la persona encargada de la revisión, registro y posterior digitalización.

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