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5. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Las empresas necesitan obtener información relevante, tanto financiera como de otro tipo, relacionadas con las actividades y acontecimientos internos y externos. La información a recoger debe ser de la naturaleza que la dirección haya estimado relevante para la gestión del negocio y debe llegar a las personas que la necesitan en forma y plazos convenientes para quecumplan sus responsabilidades de control y sus funciones.
5.1 INFORMACION
La gestión de la empresa y el progreso hacia los objetivos fijados (operacionales, financiero o de complimiento de leyes y normas) hacen necesaria la información en todos los niveles de la empresa.
La información financiera se utiliza en la toma de decisiones relativas a la explotación, control de rendimiento y laasignación de recursos. Asimismo, facilita el seguimiento de la rentabilidad de una gama de productos, la evolución de deudores por tipo de clientes, etcétera.
Es importante que la dirección disponga de datos fiables para efectuar la planificación, preparar presupuestos, fijar precios y evaluar la actuación de los vendedores, agrupaciones y asociaciones con terceros, datos estos que incluirán losrelativos al contexto económico y a la competencia.
Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar dichos datos. El término “Sistemas de información” se utiliza para denominar el procesamiento de datos generados internamente. Muchas veces estos sistemas funcionan como herramientas de supervisión.
Existen sistemas de información formales e informales, pues las charlascon clientes, proveedores, organismos de control y empleados proporcionan parte de la información más vital para poder identificar riesgos y oportunidades.
Resulta importante mantener la información acorde con las necesidades de la empresa. Los sistemas de información deben adaptarse para dar soporte a los nuevos objetivos de la entidad.
Los sistemas de información no deben únicamenteidentificar y recoger la información necesaria sino también procesarla y comunicarla en un plazo y de una forma que resulten útiles para el control de las actividades de la entidad.
5.2 ESTRATEGIAS Y SISTEMAS INTEGRADOS
Los sistemas de información generalmente constituyen una parte integral de las actividades operativas. No solo permiten recoger información para tomar las decisiones en la implantación decontroles, sino también para llevar a cabo iniciativas estratégicas. El reto hoy en día es la integración de la planificación, el diseño y la implantación de los sistemas con la estrategia global de la empresa.
5.3 APOYO DE LOS SISTEMAS A LAS INICIATIVAS ESTRATEGICAS
La utilización de los sistemas de información con fines estratégicos ha sustentado el éxito de muchas empresas. Los sistemas deinformación pueden marcar la diferencia para conseguir ventajas competitivas.
Las empresas utilizan la tecnología para comprender y satisfacer las necesidades del mercado, apoyándose en los sistemas para desarrollar estrategias empresariales proactivas, más que reactivas.
5.4 INTEGRACION CON LAS OPERACIONES
La utilización estratégica de los sistemas demuestra la evolución desde sistemasexclusivamente financieros a sistemas integrados con la explotación de la actividad. Estos sistemas ayudan a controlar los procesos del negocio, siguiendo y registrando las transacciones en tiempo real y englobando varias actividades en un entorno de sistemas integrados.
Los nuevos sistemas de producción contemplan un alto nivel de integración con otros sistemas organizativos, posibilitando la conexióncon los sistemas financieros de la entidad. Se actualizan los datos financieros y los registros contables automáticamente a medida que los sistemas llevan a cabo otras aplicaciones.
Los sistemas integrados permiten obtener respuestas más rápidas y eficaces a cualquier consulta, ya que estas se tramitan globalmente y no individualmente dentro de las distintas aplicaciones o subsistemas. Del mismo...