Costos Ocultos En Los Erp's

Acerca de los Costos Ocultos en la Implementación de un ERP
Por Alfredo Pedraza Figueroa, Julio 2012
El costo total de propiedad (en inglés , Total Ownership Cost) es sin duda un factor determinante en la adquisición de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para las actuales empresas. Estos costos ascienden a medida que más y más usuarios utilizan el sistema y más procesos soninvolucrados en la utilización del mismo. De acuerdo a una investigación realizada en 2007 por el Aberdeen Group (Aberdeen Group, 2007), existe una correlación positiva entre la cantidad de usuarios que utilizan el sistema y los costos totales de mantenimiento, soporte y servicio brindado a la herramienta por las compañías proveedoras del ERP.
El costo total de propiedad incluye costos del software,hardware, servicios profesionales (para el mantenimiento, las actualizaciones y las optimizaciones del sistema) y otros costos internos. De acuerdo con una encuesta realizada por el Meta Group en 2002 (META Group, 2002), el costo promedio de propiedad de un ERP fue de USD $15 millones. El más bajo fue medio millón y el más alto fue 300 millones. Este estudio midió los costos iniciales de instalación ylos dos años posteriores al inicio del proyecto contemplando todos los costos incurridos en el proyecto. Además, esta encuesta fue realizada a compañías de pequeño, mediano y gran tamaño y diferentes sectores industriales para obtener una muestra representativa del universo de empresas que inician una labor de implementación de un ERP en su negocio.
Como se puede apreciar, la implementación deun sistema de tal envergadura constituye una labor descomunal en términos de inversión inicial y costos de mantenimiento. Es evidente que los ERP’s, al ser herramientas de productividad, deben demostrar su rendimiento en términos financieros para ser considerados como un activo de valor para el negocio y ayudar a crear economías de escala y mejoras en los procesos internos de la organización quelos está alojando. No es hasta que la estabilización del sistema es lograda y los costos de implementación tienden a bajar que se puede decir que el esfuerzo de la implementación ha terminado.
Pero existen una serie de preguntas que aquejan a las organizaciones que deciden optar por implementar este tipo de herramientas de productividad: ¿por qué cuesta tanto la implementación de un sistema detales características?, ¿cuáles son los costos ocultos que no se determinan al inicio del proyecto?, ¿cuál es el retorno de inversión de este tipo de proyectos, si es que existe alguno del todo? Sin duda estas interrogantes preocupan a los principales tomadores de decisiones tecnológicas dentro de las organizaciones y sobre todo a sus pares financieros. Los CIO’s (Chief Information Officer), comoprincipales promotores de la innovación tecnológica e informática dentro de la organización deben ser capaces de responder y defender estos principios con el resto del negocio.
A manera de ejemplo, a continuación se enumeran algunos de los principales costos ocultos que se encontraron en la implementación de ERP de acuerdo con la información presentada en una investigación reciente (Anurag Malik,2005) en su sitio Web en el 2010:
1. Entrenamiento. Las compañías proveedoras de entrenamiento ofrecen capacitación respecto al uso del software, sin embargo, no proveen ningún soporte sobre los procesos internos de la compañía. Este es un costo oculto que debe ser tomado en cuenta cuando se está presupuestando la partida para entrenamiento del sistema ERP elegido.
2. Integración y Pruebas.Los ERP generalmente no están aislados cuando son implementados en una organización. Existe un sin número de sistemas heterogéneos en el ambiente actual y algunos de ellos sobrevivirán después de la implementación del ERP. Estos sistemas sobrevivientes deberán integrarse junto con el ERP; sin embargo, este costo a menudo es subestimado y es donde pueden aparecer aumentos repentinos en el...