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Antecedentes
El Ing. William Delgado Aguilar diseñó y propuso un Sistema de Administración Documental de Archivos Informatizado en el año 1997, dicha propuesta recibe el nombre de "Hacia un Sistema de Administración Documental de Archivos Informatizado (SADAI)".
Resumen de la propuesta
Esta propuesta se elaboró con base en un estudio realizado por el ArchivoCentral del AyA con el propósito deexplorar y describir las condiciones del sistema de archivos de esta Institución.
Expone las características del sistema de informaciónque se diseñó ( en una fase experimental) con el objetivode sistematizar la información con la que se espera poder determinar cual es el modelo existente y elaborar el Plande Clasificación y la Tabla de plazos de Conservación Institucional.
Como investigacióndecampo incluyó la elaboración de un instrumento de observación, la exploración in situ y la sistematización de los datos recopilados.
Como desarrollo experimental, si bien es parte del proceso de desarrollo tecnológico y administrativo del AyA, también es el componente fundamental de una estrategia para lograr que el recién creado Archivo Central, pese a sus limitaciones, lograra la investiduranecesaria para regular el sistema de archivos institucional, investidura que le vendría dada por su conocimientointegral y científico de la realidad archivística de la institución y por su capacidad para analizar e interpretar esta realidad.
Planteamiento del problema
La problemática se resume en la pregunta siguiente:
¿Cómo lograr administrar el sistema de archivos de AyA?
Se identificarontodos los archivos que forman parte del Sistema, los responsables de estos archivos, los documentos que AyA produce o recibe así como sus características, propósitos, utilidad y valor.
Con base en lo anterior se inició un plan piloto, para el que fue necesario recurrir al uso de tecnología de procesamiento automático de la información, recurriendo a la programación, ya que en el mercado de softwareno se encontró un producto apropiado para el caso. Se desarrollo y "alimentó" una base de datos con los resultados de la exploración.
Situación general:
Diagnóstico
No existe unificación de criterios
No hay un sistema integral para uso y manejo de los documentos e información.
No se cumple con la Ley
No hay buen uso de la información
Archivo institucional
A partir del estudio realizadopor el Ing. William Delgado, se implementó en el AyA un Archivo Institucional que depende actualmente de la Dirección de ServiciosGenerales, tiene rango de unidad.
A su vez el Archivo Institucional tiene a su cargo los Archivos de Gestión de las direcciones en la Llacuna y los Archivos Centrales en las Direcciones Regionales. Los últimos funcionan como un ente representante del ArchivoInstitucional para los Archivos de Gestión de las Oficinas Cantonales.
Actualmente el Archivo Institucional trabaja sin un sistema de información ya que toda la base de datos y el sistema que se desarrollo e implementó (SADAI), fue desechado durante un cambio de administración.
La institución a tenido la colaboración de la Dirección General del Archivo Nacional, en actividades que nos han permitidodesarrollar las labores archivística que se llevan a cabo en la Institución.
El AyA cuenta aproximadamente con 578 archivos de gestión en las diferentes dependencias.
Existe un Archivo Central en la Región Brunca a cargo de la Sra. Gabriela Jiménez y uno en la Región Pacífico Central a cargo de la Sra. Grace Solórzano.
impresora b / n
2 teléfonos
2 escritorios
1 mesa para computadora
12Archivos metálicos
1 máquina de escribir eléctrica
2 sillas rodantes
2 sillas estáticas
1 mesa grande de trabajo
1 "carretilla" para transporte de cajas
1 escalera
El Archivo institucional se encuentran regido por la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. Además del Reglamento de Archivo Institucional.
Es importante que el AyA implemente nuevas tecnologías para agilizar...
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