Creación de un sistema de gestión y administración de proyectos

Creación de un sistema de gestión y administración de proyectos
M.S.I Alva del Roció Pulido Téllez**
L.I.A José Castro Baeza **
I.Q Marcia Eugenia Ojeda Morales**
Dra. Laura Lorena Díaz Flores**
M.C Débora Domínguez Pérez**
Resumen
Debido a los cambios tecnológicos y al avance de los sistemas informáticos, es posible
desarrollar nuevos sistemas, que sean útiles para las organizaciones querequieren un mejor
control en sus actividades. Por lo que es necesario que por medio de una metodología
ordenada y sistemática en la División Académica de Ingeniería y Arquitectura, se puedan
administrar los Proyectos de Investigación donde el adecuado conocimiento y aplicación de una
buena administración de base de datos, nos permitirá crear un ambiente de trabajo propicio con
menorvariabilidad, lo cual permitirá obtener resultados efectivos, abordando aspectos
fundamentales de planificación y control.
Introducción
Con la aparición de las computadoras y los sistemas de información, se redujeron los errores
que se cometían al efectuar los procesos de manera manual, por eso, la mayoría de las
empresas y organizaciones, optan por sistematizar gran parte de sus procesos, pero aúnexisten dichos problemas en la actualidad. Algunas organizaciones no han modificado o
automatizado sus procesos.
Como lo es en el caso de la División Académica de Ingeniería y Arquitectura (DAIA) de la
UJAT. La cual genera diversos proyectos de investigación que son administrados en la
coordinación de investigación y posgrado de manera manual, en donde generan una serie de
procedimientos ylineamientos ya establecidos a nivel institucional. Todos esos procesos
consumen tiempo además de generar una secuencia de trámites que se requiere a cada uno de
los proyectos registrados y los que están por registrar. Lo que en un momento determinado al
** (División Académica de Ingeniería y Arquitectura)
Semana de Divulgación y video Científico 2008 691
no generarse algún registro o alextraviarse alguna evidencia de los productos entregados por
proyecto, puede ocasionar pérdida o distorsión de información, al no contar con una base de
datos, en donde se puedan administrar correctamente los diversos proyectos de investigación
de la división.
Lo anterior es debido a que no se cuenta con un software que permita de manera dinámica y
organizada, saber cuál es el seguimiento de cadauno de los diferentes proyectos de
investigación tales como: que proyectos se registraron en un determinado periodo, que
productos se comprometieron a entregar en cada uno de los proyectos, que colaboradores
participan en los proyectos, quien es el director del proyecto, .etc. Para ello es necesario llevar a
cabo el desarrollo de un software que nos permita la automatización de laadministración de los
procesos que se realizan de cada uno de los proyectos.
Objetivos y metas
Objetivo. Crear e implementar una base de datos de fácil uso que agilice y haga más eficiente
la administración de proyectos de investigación de la división académica de ingeniería y
arquitectura (DAIA).
Metas
• Analizar el modelo relacional existente y adecuarlo a la automatización de gestión de
proyectos
•Diseñar e implementar la interfaz que permita de manera amigable dar seguimiento a
cada uno de los proyectos de investigación de la DAIA.
• Sistematizar los procesos administrativos existentes.
• Administrar la base de datos correctamente.
Materiales y métodos
Al diseñar un sistema de información o un proyecto de tecnología se deben tener en cuenta
varios factores que intervienen en eldesarrollo del mismo. El éxito del proyecto dependerá de la
calidad con la que se desarrollaron las etapas del sistema. En el ámbito de los sistemas de
información, se reconoce que el estudio de los procesos de negocio deberá desembocar
Semana de Divulgación y video Científico 2008 692
prontamente en el establecimiento de un modelo lógico de datos, el cual refleja de la mejor
forma posible la...