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6.4 Documentación del análisis del sistema

La documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.
La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, parapermitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operadnos como hacerlo funcionar.
Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un programa e incluye descripciones,
Diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos; la de los usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómousarlo.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un “programa de documentación”, el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.
Importancia De La Documentación De Sistemas
La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la importancia de laexistencia de una Póliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaución de confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente.
La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica l menor tiempo y se lepresta menos atención.
Si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.
5.1 Estándares en la documentación del análisis.
Estandarización
Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas.
Aúncuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros.
Ventajas De La Estandarización
Ayuda alentrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.
Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.
Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.
Asegura que el sistema opere correctamente.
Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.
Estándares Básicos De Documentación
Todadocumentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:
Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e índice.
Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.
La documentación deberá sercompleta.
Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.
La documentación siempre se conserva actualizada.
Normalización
Asegúrese de que los estándares sean completos, actualizados, documentados y legibles.
Auditar permanentemente para que se cumplan los estándares.
Evaluar si los estándares establecidos son los requeridos y hacer los cambios necesarios para que dichosestándares sean los apropiados.
5.2  Preparación del reporte escrito del Análisis.
Reporte de terminación del análisis de sistemas
Quizás es la comunicación la más importante de todas, que describe los hallazgos del análisis de sistemas. El formato y contenido de este reporte incluye lo siguiente:
 Una nueva exposición de la razón y alcance del análisis. Una lista de los principales problemas...