CrearContextos-Reuniones-Efectivas

FICHAS DE TRABAJO SOBRE

Reuniones
Efectivas
FICHA Nº 1

“Es evidente: a esta reunión
le faltó planificación”
PRESENTACIÓN DE LA DIFICULTAD
Frecuentemente los directores, gerentes o líderes de proyecto convocan reuniones motivados por una necesidad percibida, o incluso declarada, pero que no
termina de estar del todo clara. Esa falta de claridad se traslada a la convocatoria: losparticipantes convocados no saben cuál es la agenda de puntos a tratar,
por lo que acuden sin una preparación referida a las cuestiones que les competen.
En estas condiciones, la reunión transcurre con una alta dosis de improvisación.
El foco se pierde con frecuencia, derivando en aspectos tangenciales, cuando no
completamente ajenos a la cuestión que la motivó. El coordinador tiene grandesdificultades para traer nuevamente la atención de los participantes al asunto de
su interés particular.
El corolario es una reunión que se extiende, sin perspectivas de arribar a conclusiones o a una toma de decisiones que pudiera merecer la calificación de “efectiva”. Mucho menos pensar en asignar responsabilidades por acciones a emprender o resultados a alcanzar.

LA MIRADA DE CREARCONTEXTOS
Unabuena planificación para una reunión de trabajo es condición ineludible para
tener pretensiones no solo de llegar a buen puerto, sino también para que el
transcurso del encuentro sea animado y motivador para los participantes. Cuando
quien tiene la responsabilidad de conducir la reunión llega al evento “con las manos vacías”, los demás participantes lo perciben. Rápidamente sentirán que están abordo de
un barco que navega poco menos que a la deriva.

No es suficiente con que el coordinador tenga una cierta claridad acerca del propósito y los
objetivos de la reunión. Es importante que haya dedicado un tiempo a definir claramente la
agenda del encuentro, los objetivos que espera alcanzar, la dinámica, sus expectativas respecto
del aporte que espera de cada uno de los participantes.Dedicar un tiempo a estas cuestiones tiene un
efecto que pocas veces consideramos y que
produce resultados sorprendentes: cuando
ponemos a trabajar nuestras mentes y corazones en las situaciones que tenemos por delante, nuestra biología sigue trabajando en esas
cuestiones aun después, cuando a nivel consciente estamos ocupados en otras cosas. Frecuentemente las ideas más creativas surgen enesos espacios de tiempo cuando estamos ocupados en otras cosas. Literalmente nos toman
por sorpresa. Por eso es importante que ese
tiempo de preparación previa lo tengamos con
suficiente antelación, no quince minutos antes
de la reunión. En lo posible, incluso, el día anterior, o incluso desde varios días antes, dependiendo de la importancia y trascendencia de los
asuntos a tratar.Adicionalmente, cuando hemos dedicado ese tiempo a la preparación, llegado el momento
tenemos mucha mayor claridad, seguridad, confianza y tranquilidad. Nos sentimos emocional e
intelectualmente más solventes para desempeñar el rol que nos toca, y nuestros interlocutores
lo percibirán. Rápidamente aceptarán nuestra autoridad –no como la de aquel que detenta un
poder para doblegar voluntades de maneracoercitiva, sino como la de alguien autorizado por
sus pares y colegas en virtud de la responsabilidad que asumió con auténtico compromiso–.
Algunas consideraciones a tener en cuenta en la etapa de preparación de una reunión de trabajo:
1) Convoque solo a las personas que considera que agregarán valor participando. Ponga en la
balanza cuidadosamente quiénes van a fortalecerse al estarpresentes y/o cuya presencia hará
una diferencia positiva para los otros participantes, ya sea por la responsabilidad que tienen en
la cuestión a decidir, por la información o el conocimiento que puedan aportar, o por los compromisos que elegirán asumir a partir de las decisiones que se estarán tomando en la reunión.
Evite invitar a personas que probablemente tengan poco que ver con el asunto, al...