Cuentas de Orden

CUENTAS DE ORDEN - Definición; naturaleza; clases

Ahora bien, las cuentas de orden son consideradas como informaciones al margen que se presentan a continuación del Balance General, después de totalizar los activos, pasivos y el patrimonio. En esos rubros se informan hechos de relevancia económica, que no pueden mostrarse dentro del cuerpo del balance, ya que a la fecha de tal estadofinanciero, una vez cuantificados sus valores, aún no son propiedad de la empresa, o no han dejado de serlo o no constituyen todavía una obligación o compromiso de pago. Las cuentas de orden hacen parte de los estados financieros de cualquier ente económico tal como lo señala el artículo 34 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 al decir: “Son elementos de los estados financieros, los activos, lospasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden...”. Lo que quiere decir que las cuentas de orden deben ser utilizadas por todo ente económico o contribuyente que durante el período gravable haya realizado alguna de las situaciones para las cuales se tienen previstas. Dentro del Reglamento General de la Contabilidad (D.R. 2649/93) existencuatro clases de cuentas de orden: contingentes (artículo 42), fiduciarias (artículo 43), fiscales (44) y de control (45). Precisamente sobre la utilización de las cuentas de orden contingentes el citado artículo 42 prevé: “Artículo 42. Cuentas de orden contingentes. Las cuentas de orden contingentes reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un enteeconómico”.
NOTA DE RELATORIA: Sentencia de fecha 24 de julio de 2003, dictada dentro del proceso 13269 con ponencia de la Dra. Ligia López Díaz.

CUENTAS DE ORDEN CONTINGENTES - Registran hechos que aún no han modificado monto de activos, pasivos o patrimonio / MERCANCIAS DADAS EN CONSIGNACION - Naturaleza; contabilización en cuentas de orden contingentes; no dejan de ser activos; la falta deregistro en cuentas de orden no desvirtúa eficacia probatoria de la contabilidad

De acuerdo con lo anterior se tiene que las cuentas de orden contingentes deben presentarse a continuación del Balance General cuando se realicen transacciones con terceros; no pueden afectar la situación financiera a la fecha del Balance General del ente económico, aunque en el futuro puedan hacerlo, ya queregistran hechos que aún no han modificado el monto de los activos, pasivos o patrimonio, pero que en el futuro pueden hacerlo. De otra parte, las mercancías dadas en consignación, constituyen bienes que han sido entregados a un tercero con el fin de que sean enajenados por éste, bajo las condiciones y por el precio convenidos con el consignante, debiendo el consignatario comunicar al propietario de lamercancía el momento y monto de la venta, para que éste proceda a facturar la transacción y a descargar de sus inventarios el costo de la mercancía enajenada de esta manera. Por tanto, mientras tales mercancías no hayan sido facturadas por el consignante como venta a favor del consignatario, el valor de costo de producción o adquisición continúa haciendo parte del total de los activos o bienes delcontribuyente y como tal debe presentarse en el Balance General y en la declaración de renta por el respectivo período gravable. Pues bien, estas mercancías dadas en consignación deben ser contabilizadas en cuentas de orden contingentes hasta el momento que se formalice su venta por parte del consignatario, tal como lo señala la descripción y la dinámica de la cuenta de orden 8115 (Bienes y valoresen poder de terceros) ubicada dentro del Grupo 81 (Derechos Contingentes) Clase (Cuentas de Orden Deudoras) del PUC para comerciantes que expresa: Cuenta 8115 – Bienes y Valores en poder de terceros. DESCRIPCIÓN. Registra el valor de los bienes de propiedad del ente económico entregados a terceros en calidad de arrendamiento, préstamo, comodato, depósito o consignación. Estas situaciones no...