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DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

NOCIONES SOBRE DOCUMENTOS COMERCIALES:
Concepto: la empresa debe dejar constancia escrita de las gestiones desarrolladas en su actividad comercial. Dicha constancia se efectúa a través de documentos o comprobantes, es decir, que estos constituyen el soporte de la información y la base de toda la registración.
La fuente de la registración contable está contenida enun instrumento material, un papel que resume determinadas formalidades y características, llamado comprobante.
El comprobante es inseparable del acto mismo. La registración en base a los comprobantes es una creación que data de mediados del siglo pasado.
Documentar una operación significa emitir un comprobante, es decir algún tipo de formulario que indique características, personas o importesinvolucrados en una operación comercial.
Ese comprobante constituye, además, un documento de archivo que permite conservar la historia de las operaciones efectuadas. Los comprobantes son documentos formales que fueron diseñados para recoger información adecuada de cada tipo de operación en particular.
El formulario se emite en varias vías con distintos destinos, dichas vías suelen ser dediferentes colores. Las operaciones comerciales proporcionan los datos para crear los comprobantes.

Pero ¿quién los crea?
1) Pueden originarse en la empresa y ser completados fuera de ella. Ej.: la factura de crédito que es emitida por el vendedor y firmada por el comprador en señal de conformidad por la recepción de los bienes cuya propiedad adquiere.
2) Pueden originarse en la empresa ymanejarse exclusivamente dentro del ámbito de la misma. Ej.: vale de caja, etc.
3) Pueden ser emitidos por terceros y controlados en la empresa. Ej.: un recibo oficial emitido por el acreedor documentando el cobro de una deuda.


¿Que información contienen los comprobantes?
La documentación comercial contiene información tanto de "hechos económicos" como de "actos administrativos".
Los hechoseconómicos son los que tienen un contenido económico, importan una variación en la especie o en el valor o en la calidad o en la situación jurídica de los bienes de la empresa.
Son tomados por la contabilidad.
Los actos administrativos carecen del aspecto económico, no alteran los elementos constitutivos del patrimonio, pero son igualmente necesarios para preparar y asegurar el cumplimientode los hechos económicos o para controlarlos.


HECHO ECONÓMICO........COMPROBANTE...........REGISTRACIÓN.........ARCHIVO

ACTO ADMINISTRATIVO.....COMPROBANTE..........................................ARCHIVO

La decisión de comprar una máquina, por ejemplo, es un acto administrativo, pero su compra constituye un hecho económico.

Funciones de los comprobantes:
1) De índole contable:los comprobantes respaldan y aseguran la correcta registración contable. Toda registración debe estar respaldada por un comprobante, los mismos proporcionan la información (artículos, cantidades, fechas, importes, impuestos, etc.).
2) De índole jurídica: los comprobantes cumplen una función jurídica ya que la legislación se orienta a dar plena validez a las constancias de los libros de comerciocuyas anotaciones estén respaldadas por documentos adecuados.
3) De índole impositiva: los comprobantes sirven al comerciante para demostrar la veracidad de las manifestaciones contenidas en las declaraciones juradas que debe presentar ante los organismos recaudadores (DGI, BPS, etc.).
4) De control: todo sistema de control (auditoría) de la empresa supone la revisión de los documentos ycomprobantes para verificar si los mismos cumplen las formalidades requeridas por la ley y si las anotaciones de los libros coinciden con los comprobantes. Para facilitar la tarea de auditorías los comprobantes deben ser archivados en forma cronológica y de conformidad a la materia a que se refieren (ingresos, egresos, compras a crédito, ventas, etc.).

Conservación y archivo:
El Código de...
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