Definicion de un sistema administrativo.

DEFINICIÓN DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO.

Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos
relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines
de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos
relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema.

También podemos especificar que es el medio, através del cual las decisiones de política o estratégicas adoptadas por los niveles superiores de la organización, se concretan en una de múltiples decisiones en los niveles medios inferiores que a través de la conformación de rutinas de trabajo y procesos de comunicación van configurando la actividad administrativa total de la organización.


QUE ES UN MANUAL DE SISTEMA DE PROCEDIMIENTOADMINISTRATIVO

Es una importante herramienta técnica que contribuye a logro de una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa.
Siendo este el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguir en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o mas de ellas. Este incluye ademas los puestos o unidadesadministrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación, suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En dicho manual se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la informaciónbásica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se este realizando o no adecuadamente.





OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.

Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal osectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de laorganización.
Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.
Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos nivelesjerárquicos que lo componen.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.

VENTAJAS DEL MANUALDE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.
Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.


Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.
Logran y mantienen un sólido plan de organización.
Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relacionespertinentes.
Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.

LIMITACIONES DE UN MANUAL DE SISTEMA DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.
Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.
Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
Incluyen solo los...