Departamento De Compras

Instituto José Martí

Materia: Admón.

Trabajo: Departamento de compras.


Unos de los departamentos más importantes dentro del hotel es el departamento de compras, en este departamento se compra todo lo que el hotel requiera o necesite, aquí también se escoge el mejor producto y los mejores proveedores para que tanto el hotel como los huéspedes estén satisfechos.
En este pequeñoreporte estudiaremos en lo que consiste este departamento cuales son algunas funciones, organigramas, los formatos que necesita para realizar las compras entre otros.

¿EN QUE CONSISTE EL DEPARTAMENTO?
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamentoanteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.
Toda empresa u hotel tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes,herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.
Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo delos recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.
Objetivos del Departamento de Compras
· Comprar los materiales para los propósitos buscados
· Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
· Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
· Procurar materiales alprecio mas bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido.
· Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
· Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.
· Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o escases.
· Hacer el seguimiento del flujo de lasórdenes de compras coladas.
Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
1. La calidad
2. La funcionalidad
3. El precio
¿CUÁLES SON SUS FUNCIONES?
Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a desarrollar en beneficio del producto final.
Escribir sobre lasespecificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación adecuada, lo importante es definir qué función van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta función debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.
Estas sonalgunas funciones que realiza el personal:
gerente de compras:
a) es responsable de las compras que el hotel debe realizar en alimentos bebidas i suministros
b) selecciona los proveedores en coordinación con cada jefe de departamento
c) establece, con la autorización del gerente, políticas de compra
d) solicita cotizaciones a los proveedores
e) proporciona a la gerencia losreportes de compra respectivos
f) formula pedidos a los proveedores
g) supervisa que los pedidos sean surtidos correctamente
h) elabora el reporte a gerencia acerca de ahorros en las compras
i) supervisa las compras directas
j) capacita y supervisa el trabajo de su personal
k) autoriza las órdenes de compra
l) lleva el control de los pedidos
m) elabora y revisa...