Departamento de reservaciones

 
 
DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

El departamento de habitaciones es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves.
Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones y documentarlas.El departamento esta compuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeño del departamento y los agentes de reservaciones los cuales realizaran las funciones de atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicación, las reservas de grupo, las reservas de agencias de Internet o tour operadoras, manejar el dinero proveniente de los depósitoscorrespondientes para garantizar las reservas.

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO
DESCRIPCION DE PUESTOS

1. GERENTE DE RESERVACIONES :
❖ Controla y coordina todas las reservaciones
❖ Mantiene el control sobre la exactitud de la información dada por los agentes de reservas
❖ Vigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de viaje) para asegurarse de que no sobrepasen elnumero de habitaciones contratadas en cada categoría.
❖ Mantiene relaciones cordiales con los suplidores
❖ Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos competentes.
❖ Asegura que la base de datos del centro de computo este actualizada
❖ Asegura que toda solicitud de reserva sea contestada el mismo día
❖ Asegura la exactituden la preparación de los informes: forecast, ocupación, etc. dando especial atención a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda.

2. AGENTE DE RESERVACIONES:
❖ Su principal objetivo es vender habitaciones
❖ Toma las reservas y las computa.
❖ Mantiene actualizado el centro de computo para un forecast lo mas próximo a la realidad posible.
❖Elabora los reportes del departamento
❖ Apoya al gerente de reservaciones en sus actividades: atención de suplidores, huéspedes, etc.
❖ Atiende las sugerencias y quejas de huéspedes en el hotel en cuanto a la asignación de habitaciones y reservaciones.

OTRAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO
❖ Postear los cargos por depósitos de reservas
❖ Monitorear la disponibilidad dehabitaciones
❖ Asistir al personal de recepción en el proceso de check in/ check out cuando sea necesario
❖ Prepara la lista de llegadas para recepción

CONTROL DE RESERVAS:

Tenemos:
 

a)Por ordenador:
A través del programa HotelSuite que se utiliza principalmente para la gestión y organización de las reservas hoteleras con un archivo cronológico a largo plazo.
 
b)Manual:Este contiene una hoja de control de reservas, libretas de entradas y de salidas, Rack de tirillas de reservas y un archivo cronológico de los asuntos pendientes de este departamento.
 
 
1. Archivo cronológico de Reservas:
 
Se tienen carpetas para cada día del año. Aquí se guardará toda la correspondencia del huésped y los demás formulario completados en el momento de completar la reserva,cancelación, cambio depósito, etc.
 
 
2. Hoja de Control de Reservas:
 
Es una hoja de papel cuadriculado que consta de 31 columnas para todos los días del mes y con la cantidad de renglones correspondientes al número de cuartos del hotel. En esta hoja se van anotando las reservas recibidas y fundamentalmente sirve para evitar hacer un número de reservas superior a la disponibilidad delhotel.
 
 
En algunos establecimiento se utiliza diferentes colores para distinguir  los tipos de reservas:
 
Reservas sin depósito (Blanco)
Reservas con depósito (Amarillo)
Grupos (Azul)
Personas importantes (Rojo)
Grupos periódicos (Negro)
Entradas sin reserva (Verde)
 
Estas últimas deben considerarse en los conteos, según el reporte, que envía el departamento de recepción al...