DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

El número de personas que integran este departamento está en función de la capacidad del hotel y de la cantidad de reservaciones que se reciban diariamente.
Las personas encargadas de recibir las reservaciones deben estar bien capacitadas en el dominio de algún otro idioma extranjero, deben tener una buena aptitud.

CONTROL DE RESERVACIONES

Sistemas de controlde reservaciones hoteleras.

3.1.1 COMPUTADORA CON PROGRAMA PARA RESERVACIONES HOTELERAS
El programa para reservaciones hoteleras debe incluir en el menú de operaciones por lo menos, los siguientes pasos:
a) Ingreso de reservaciones individuales.
b) Ingreso de reservaciones grupales.
c) Ingreso de Roaming List (Lista de integrantes de grupo).
d) Clasificación de reservaciones por evento.
e)Clasificación de reservaciones por agencia o vendedor.
f) Segmento del mercado de donde proceden las reservaciones.
g) Comisiones a las agencias.
h) Cambios o modificaciones de las reservaciones.
i) Cancelaciones de reservaciones.
j) Pronósticos de ocupación semanal o mensual.
k) Listas de llegadas con tarifas, llegadas y salidas individuales.
l) Consulta y control de reservaciones futuras.
m) Lista dellegadas.
n) Impresión de pre registros.
o) Listado mensual detallado de reservaciones y de grupos.
p) Elaboración de reportes, comparativos de competencia.
q) Listados No-Show.
r) Consulta a bitácora de cambios.
s) Listado de depósitos recibidos.
t) Listado de reembolsos enviados.
ARCHIVO CRONOLOGICO DE RESERVACIONES
Deben tener carpetas para cada día del año ya que en este lugar se dará toda lacorrespondencia del huésped.

HOJA CONTROL DE RESERVACIONES
Es una hoja de papel que consta con 31 columnas para cada día del mes y la cantidad de renglones correspondientes al número de cuartos del hotel, en dicha hoja se va anotando las reservaciones recibidas y sirve para evitar hacer un número de reservaciones superior a la disponibilidad

LIBRETA ENTRADAS Y SALIDAS
Se debe anotar todos losdías del año, en la parte izquierda se anotan las entradas y en la derecha las salidas, mediante la información de esta libreta se pueden conocer el número aproximado de las entradas y salidas en el hotel en un día determinado y también servirá para la elaboración de algunos reportes.
REPORTE NOCTURNO DE RECEPCIÓN AL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES.
Para lograr un control efectivo de las reservaciones,el departamento de recepción debe informar al de reservaciones lo siguiente:
a) Entradas sin reservación.
b) Salidas anticipadas.
c) Salidas pendientes.
d) Reservaciones cuyos titulares no se presentaron.
e) Cuartos de uso de casa del personal ejecutivo del hotel.
f) Cuartos bloqueados con motivos de reparación.
Este reporte lo elabora la recepcionista nocturna y entrega al departamento dereservaciones para actualizar la información de la computadora.

3.5 FORMAS IMPRESAS
Las que se utilizan con más frecuencia son:
a) Confirmación de habitación.
b) Cambio de reservación.
c) Reservación cancelada.
d) Solicitud de extensión.
e) Recibo de depósito.
f) Relación diaria de depósitos recibidos.
g) Solicitud de rembolsos.
h) Control de reembolsos.
i) Pronostico semanal de ocupación.
j)Pronostico mensual de ocupación.
k) Reporte de fechas abiertas y cerradas.
l) Reporte de asistencia de personal.
m) Pago d comisiones.
n) Notificación de paquetes.


Forma que se debe llenar al recibir una reservación de una habitación



















Recibo de depósito para una reservación de habitación
Formato para reservación de un huésped con atención especial y solicitud de extensión deestancia






































CARTAS TIPO
Para un trabajo de manera rápida el departamento elabora llamadas carta tipo las cuales permiten responder cartaas el mismo día que se reciben.
Existen diferentes tipos
a) Para información general.
b) Para clientes en lista de espera.
c) Para negar espacio.
d) Pedir depósito.
e) Solicitar devolución de depósito.
f) Cancelar reservación porque...