DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES.

El departamento de Reservaciones el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas.
El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves. Tiene como principal función la recepción y control de las peticiones de espacio para la reserva de habitaciones del hotel, tanto las provenientes de las agencias deviajes, como de otras empresas y público en general, además cumple con una importante labor en el proceso de la venta telefónica, es por esto que el personal que pertenece a éste departamento debe estar ampliamente capacitado en técnicas de ventas.

Misión del departamento
Mantener el alto nivel de ocupación, manejando la disponibilidad de habitaciones en forma efectiva, alcanzando la mayorrentabilidad requerida, sin debilitar o afectar la satisfacción del cliente y apegados a altos estándares, de calidad y servicios.
Otras funciones del departamento. 

Postear los cargos por depósitos de reservas
Monitorear la disponibilidad de habitaciones
Asistir al personal de recepción en el proceso de check in / check out cuando sea necesario
Prepara la lista de llegadas para recepción

DESCRIPCIÓNDE LOS CARGOS DE RESERVACIONES.

Gerente de reservaciones
Funciones y responsabilidades:
Provee funcional asistencia al personal de reservaciones.
Interactuar con huéspedes y clientes del hotel.
Coopera, coordina, y comunica con otros departamentos del hotel cuando se requiera.
Hacer actualizaciones de la proyección de la ocupación diariamente de la PC.
Asegurarse de que todas las reservacionessean incluidas en el sistema.
Asegurarse de que las entradas de las reservaciones sean incluidas correctamente en el sistema.
Asegurarse de que toda la correspondencia para reservaciones sea archivada correctamente.
Asegurarse de que todas las reservaciones de grupo y las operaciones para las reservaciones para VIP sean manejadas acorde con el procedimiento.
Asegurarse que el servicio parareservaciones ejecutivas sea mantenido.
Mantiene los archivos organizados.
Coordina y mantiene relación con referencia a las cuentas con el departamento de créditos.
Asegura que los reportes necesarios mensualmente, sean procesados.
Asegura que el personal de reservaciones este debidamente entrenado.
Organiza reuniones mensuales con el personal de reservaciones ( puede variar dependiendo el hotel)
Controlacambios, cancelaciones, confirmaciones de las reservaciones a fin de alcanzar el mayor incremento en las ventas.
Supervisa el desempeño del asistente de reservaciones y que los procedimientos se efectúen dentro de los patrones establecidos.
Controla la disponibilidad de habitaciones.
Da seguimiento a los no show.
Controla el uso de materiales y suministros a fin de mantener el costo acorde con elpresupuesto.
Resolver inconvenientes o quejas de clientes, relacionados con su reservación o la aplicación de la tarifa.
Solicitar y preparar desgloses de paquetes y/o planes de comida para su codificación por el departamento de cómputos.
Hacer cierre del mes para el departamento de ventas.
Mantener listados de próximos grupos actualizados.
Prepara lista de llegadas para recepción.





Asistenteal departamento de reservaciones.
Funciones y responsabilidades:
Reporta al gerente de reservaciones todos los problemas pertinentes del departamento que afecten el servicio ofrecido a los clientes.
Provee asistencia al gerente de reservaciones, al departamento de ventas en la crearon de códigos y esquemas maestro de compañías.
Mantiene estrecha relación con el departamento de ventas, para elmantenimiento de tarifas correctas y segmentación de mercado actualizada.
Conoce y maneja las tarifas vigentes otorgadas por el departamento de ventas.
Cerrar mes manualmente para archivo del mes pasado y actualiza archivo al mes en curso, y elaborar los reportes del departamento.
Chequea los no show.
Dar seguimiento a las reservaciones garantizadas por compañías, para la solicitud de cartas de...