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PROCESO Recepción y distribución de documentación ARP

Herramientas:
HARDWARE
1. Equipo de computo
2. Escáner

SOFTWARE
Microsoft Office
Cuenta de correo electrónico-Diógenes-Excel-Word-Teledatos-Némesis

ELEMENTOS DE OFICINA
Cubículo de trabajo (Silla y escritorio)-Cajonera –Computador- Scanner.


RUTAS DE ARCHIVOS:
Escritorio-Outlook
Escritorio: CapturePerfect versión3.0
Escritorio: Diogenes (2)
Escritorio: Relacion Interna.xls
Escritorio: Suranet -

CLAVE
Usuario: angeosur Contraseña: alexandra2006



R- Dentro de las actividades que se tenían en la ventanilla de la ARP Guayabal, y al pasar a Camacol no se era claro cada una de ellas, por lo cual se generan unas nuevas adecuadas a la ventanilla de Recepción Camacol, fecha de inicio 03 de Juliode 2012




ACTIVIDADES:

Recepción de Documentación de la ARL Sura

1. Recepción y revisión de Afiliaciones ARL Sura
2. Recepción y revisión de afiliación de empresas para la ARL Sura
3. Recepción y revisión de Novedades de Ingreso y Retiro de la ARL Sura.
4. Recepción y revisión de Afiliaciones a la ARL Sura como independiente.
5. Recepción y revisión de Incapacidades de la ARL Sura6. Recepción de Solicitudes de reembolsos por prestaciones asistenciales
7. Recepción solicitud anticipo de viáticos
8. Recepción de las cartas ó solicitudes de todas las empresas ó afiliados a la ARL para el área de operaciones
9. Recepción de solicitudes e historias clínicas de empresas y pacientes para medicina laboral.
10. Recepción de toda la documentación jurídica que venga para laARL Sura.
11. Recepción de correo interno para la Regional Antioquia.

El promedio para la revisión y recepción de una afiliación para la ARP (De Empresa) es de aprox. 3 minutos.


Se recibe documentación por ventanilla, esta va dirigida a todas las áreas de la ARL, el proceso inicial es de revisión para luego sellarlas y seleccionarlas por persona, se encasillan según el direccionamiento quese les vaya dar para luego hacer su distribución a las áreas así:

Si la documentación es recibida por las otras ventanillas, se revisa y se válida para luego sellarle la copia y devolverla. La original se sella y firma para luego colocarla en un casillero destinado para los documentos de la ARL, luego la persona responsable de este puesto, clasifica y separa cada uno de estos documentos.SECRETARIAS: se ingresa la información con descripción y nombre de la persona encargada del documento, se le envía físico y la relación por Mail a cada una de ellas-Gerencia:

Staff-: La secretaria es Luz Marina Vásquez Munera y los documentos son los de las áreas de Operaciones, Mercadeo, Comercial, Prevención, Fisioterapeutas, auxiliares de salud, Medicas de estudio de determinación de Origen,Estudios de los puestos de trabajo, la encargada de los derechos de petición, apelaciones y requerimientos de juntas.
Solicitudes del Angora, reportes de extemporaneidad, reportes de novedades, remisiones actos administrativos, inscripciones de cuenta.
Uen 1.2.3: La secretaria es María Eugenia Agudelo Ramírez, se maneja los mismos conceptos de documentación anterior, pero teniendo en cuentalos nombre de los médicos asignados para cada zona(UEN)
Formatos de investigación de accidente, calificación de origen de la enfermedad.

Uen 4.5.6.: La secretaria es Diana María Zuluaga Tobón, igualmente los mismos conceptos teniendo en cuenta los médicos de cada zona(UEN)
Investigaciones por accidentes de trabajo, historias clínicas, anulaciones de reporte de accidente.

También se envíadocumentación a la secretaria de gerencia, la señora Olga Cecilia Ospina Vélez, seria toda la documentación que venga con nombre propio de la gerencia.

Este proceso se realiza dos veces al día, la primera a las 7:40 am y la segunda a las 1:15 pm, y se envían con el mensajero de esa zona.
Los documentos que llegan en la mañana se envían en el correo de la 1:15pm y lo que llegue después de la 1pm...