deposito de archivo

SERIE: Guías y Manuales No 2

Consideraciones básicas para su gestión

GILBERTO
ALEJANDRO AYALA
VILLA

COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
DlVlSION DE PROGRAMAS ESPECIALES

1995

Archivo General de la Nación

0-4rchivo General de la Nación, 1995

Estableciiniento piiblico adscrito al Ministerio dc Gobierno

Carrera 6 N" 6-91. tels.: 337 2046 al 49
FAX 337 7019 Santaféde Bogotá D.C.

Junta Directiva
Ministerio de Gobierno
DIANA FAJARDO
(presidente de la Junta)
Presidencia de la República
JAIME JARAMILLO URIBE
(representante del Señor Presidente)
Consejería para el Desarrollo Institucional
JUAN CARLOS SALAZAR
(delegado del Consejero)
Colciencias
BLANCA RIASCOS
(delegada del Director)
Colcultura
JUAN LUIS MEJIA
(Director)
Academia Colombiana deHistoria
ALBERTO CORRADINE
(delegado)
Director General
JORGE PALACIOS PRECIADO

Comité Editorial
Jorge Palacios Preciado
Sara González Hernáiidez - Jacqueline Murillo
Myriain Me,jía - Adelaida Sourdís
William Martínez - María Isabel Otero

ISBN 93-9298-36-2

Coordinación Editorial: DIEGO
TENORIO
CONDE
División de Programas Especiales
Edición: RICARDO
ALONSO
CUELLAR
Impresión:PUNTOS
GRAFICOS
Las publicaciones del Archivo General de la Nación están protegidas de
conformidad con lo dispuesto en la Ley 23 de 1982 de la República de
Colombia. Podrán reproducirse extractos y citas de las mismas sin
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mismo que en traducciones ytrascripciones, podrá hacerse previa autorización escrita de la Dirección del Archivo General de Colombia. El Archivo
acoge con beneplácito tales solicitudes.
Las opiniones, conceptos, terminología y definiciones expresadas o
utilizadas en la obra son responsabilidad e\cluyi\ '1 Jc i i i r 'lutores

Villa Ayala, Gilberto Alejandro
Depósitos de Archivo: consideraciones básicas para su gestióni
Gilberto Alejandro Villa.-- Santafé de Bogotá: Archivo General de la
Nación, 1995.
40p. : il.-- (Guías y manuales; 2)
ISBN 958-9298-36-2

1. ARCHIVOS - DEPOSITOS
2. CONSTRUCCION - DETALLES (Archivos)
3. EDIFICIOS DE ARCHIVOS. 1. Tit. 11. Serie
CDD 651.53
IMPRESO EN COLOMBIA
PRINTED 1N COLOMBIA

4

INTRODUCCION

6

1.CONSIDERACIONES
GENERALES

6
6

Definición dedepósitos para archivo
Principios
Principio de Independencia
Principio de Amplitud
Principio de Seguridad
Principio de Funcionalidad
Principio de Dignidad

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10

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23
23
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2. CONDICIONES FISICAS PARA LA CONSTRUCCION
Y DOTACION UN DEPOSITO PARA ARCHIVO
DE

Estructurales
Ubicación
Capacidad
Consistencia
Seguridad
Funcionales
AmbientalesMantenimiento
Mobiliario y equipo
3. GESTION DEPOSITOS
DE
PARA ARCHIVO

Conceptualización
Gestion administrativa
Transferencias
Inventarios
Préstamos
Personal
Manejo de los depósitos en situaciones de emergencia

4.BIBLIOGRAFIA

A lo largo de diferentes documentos y publicaciones
producidas por el Archivo General de la Nación se ha tratado
de hacer ver la importancia que tienela Memoria
Institucional en la Administración Pública. Se sabe que es
importante en la toma de decisiones a nivel directivo, ya sea para
desarrollar y formular nuevos programas y proyectos, para
establecer puntos de referencia, para la defensa en
procesos judiciales, etc.
Como en todas esas actividades y responsabilidades están
presentes los archivos, se debe tener en cuenta la importanciadel lugar escogido para que descansen y se "conserven" los
documentos integrantes de la Memoria Institucional o, si éste
no existe aún, el lugar que se diseñará para darles el
mejor trato posible, garantizar su integridad, acceso y administración.
El documento Depósitos de archivo: consideraciones básicas
para su gestión contiene sencillos fundamentos y principios
teóricos que ayudarán a...