Desarrollo de Reuniones Tecnicas

Herramientas de dinamización

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ste capítulo aporta algunas herramientas para trabajar en torno a tres
aspectos bien definidos
Cómo desarrollar reuniones. Se analizará tanto lo que se debe tener en
cuenta a la hora de convocar una reunión, como el procedimiento más
correcto para desarrollarlas.

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El papel de la persona encargada de coordinar las reuniones.

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De técnicas participativas. Quéson, cómo aplicarlas y algunos ejemplos.

¿Qué debemos tener en cuenta para
preparar y coordinar una reunión?
Para que una reunión sea eficiente además de eficaz, hay que tener en cuenta
tres momentos importantes para su adecuado desarrollo:

Antes de la reunión
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Comprobar que sus objetivos están claros y justifican su necesidad.
Concretar los temas a tratar o puntos del orden deldía, ordenarlos según
su importancia y prever el tiempo que se necesitará para su desarrollo.
Identificar a las personas que deben participar.
Elegir el lugar, fecha y hora más adecuados para su desarrollo, de acuerdo
con las circunstancias de quienes van a participar, la urgencia e importancia
del tema, etc.
Difundir la convocatoria y la información necesaria para que las personas
convocadas puedanpreparársela adecuadamente.

Manual para la introducción de la perspectiva de género y juventud al desarrollo rural

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Herramientas de dinamización

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Comprobar que las personas previstas que van a participar conocen la convocatoria, los objetivos de la reunión, la información previa, etc.
Preparar la reunión: la documentación y materiales necesarios, la introducción y preguntas de cadapunto a tratar, la información complementaria que
pueda necesitarse, la disposición y condiciones de la sala de reunión, etc.

Durante la reunión
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Comenzar a la hora anunciada (como mucho, guardar 15 minutos de cortesía
si es que faltara mucha gente).
Si es preciso, la persona responsable de dirigir la reunión puede presentarse e invitar a que se presente brevemente elresto del grupo. En el caso de
que ya se conozcan, no está mal recordar los nombres y las razones por las
que participan en la reunión.
Presentar el programa de trabajo, de acuerdo con el orden del día previamente difundido y recordar los objetivos de la reunión.
Introducir, directamente o por medio de la persona que vaya a tratar el
punto, uno por uno los temas a tratar, antes de abrir el diálogo.Hacerlo con
brevedad y claridad, utilizando, si es que ello facilita la comprensión, cuadros, gráficos, transparencias, proyecciones de vídeo, etc.
Cuidar que el diálogo se produzca de forma ordenada, que las intervenciones
sean breves y claras, que todo el mundo exponga su opinión, que no se desvíe
la atención del tema tratado, etc.
Si el tema es complejo y el grupo numeroso, puede trabajarsediscutiéndolo
en subgrupos, lo que ayudará a enriquecer el diálogo y facilitará una mayor
participación e implicación.
Tomar nota, preferiblemente en papelógrafo, de las opiniones que se vayan
exponiendo.
Recordar las conclusiones alcanzadas antes de cerrar un tema y pasar al
siguiente.
Si la reunión es muy larga es aconsejable hacer un descanso o pausa cada dos
horas.

Manual para la introducción dela perspectiva de género y juventud al desarrollo rural

Herramientas de dinamización

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Debe controlarse el tiempo. Si un debate se prolonga excesivamente, debe
interrumpirse. Hay que distribuir el tiempo disponible entre los temas a tratar, de acuerdo con su número e importancia.
Deben sintetizarse las conclusiones alcanzadas, recordando los compromisos
y acuerdos adoptados antes deconcluir la reunión.

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Recoger opiniones y sugerencias para mejorar reuniones futuras.

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Agradecer la participación y aportaciones a todo el grupo.

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Concluir la reunión a la hora prevista.

Después de la reunión
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Elaborar una "memoria" con las conclusiones y acuerdos alcanzados.
Distribuir la memoria entre quienes participaron en la reunión, esto les ayudará a recordar las conclusiones...