Reunion tecnica

Las Reuniones Técnicas

Son actividades estructuradas en base a una conferencia y una posterior mesa redonda de discusión.
Su objetivo fundamental es promover el conocimiento y la discusión en temas relevantes ya actuales. También tienen el objetivo de dar a conocer un tema o actividad pueden ser gratuitas o con costo.

Habitualmente, las Reuniones Técnicas se llevan a cabo en Salones deUniversidades que nos ceden su espacio para el desarrollo de estas actividades.

Por lo general, la conferencia tiene una duración de unos 45 minutos, y suele contar con apoyo de material gráfico













Cómo establecer la agenda de una reunión técnica

Aprovecha cada minuto al invitar a tus colegas y empleados a una reunión técnica estableciendo un programa claro deantemano. Formular un programa permitirá a los participantes conocer cuáles son los procedimientos exactos para el evento, y así no estarán fuera de pista durante los debates y permitirá que se aborden todos los temas importantes. Tener un programa de la reunión da un propósito a la reunión y aumenta su eficiencia y productividad.

1.
Comienza por definir los detalles técnicos de la reunión, talescomo la hora de inicio y fin, lugar de la reunión, la lista de participantes y el objetivo general de la reunión. Una reunión técnica puede ser similar a una gran conferencia, en cuyo caso necesitarás disertantes que se incluirán en la lista de participantes, porque hay muchos otros asistentes.
2.
Establece los objetivos de la reunión en una o dos frases. Define el enfoque de la sesióncompletando las siguientes frases: "Al final de la reunión, el grupo debería..." o "El objetivo principal de esta reunión es ....".

3
Divide la reunión en secciones definiendo los temas y subtemas. Para empezar, incluye los puntos de acción que se definieron en el último minuto del encuentro, si la reunión es un seguimiento de un evento anterior. Resume el tema más importante primero y sus subtemas.Escribe una lista de todos los temas que deben ser cubiertos por orden de importancia.

4
Deja claro los tiempos específicos para cada tema a tratar. Permite más tiempo para las cuestiones que son complejas o que puedan requerir la discusión de los asistentes. Planea tiempo extra en el calendario para que cada disertante cree sus presentaciones. Las presentaciones de las reuniones técnicas amenudo requieren el uso de ordenadores, altavoces y proyectores. Si el tiempo total de todos los temas excede el tiempo asignado para la reunión, deja algunos puntos para la próxima reunión o reduce el tiempo de las sesiones menos urgentes.

5
Introduce el nombre y el cargo del orador para cada sección, así como la sala específica si hay más de una presentación al mismo tiempo. Esto permitirá alos participantes saber quién dirigirá la discusión de cada tema o subtema.

6
Envía el programa con tiempo a todos los participantes. Si la reunión es con un pequeño público interno, pide a los invitados si hay algo que crean debería ser añadido o si algunos temas no deberían tocarse en la reunión. Para las reuniones técnicas de mayor tamaño, sólo se debe enviar el orden del día definitivo alos participantes.

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Inicio de la reunión.
Seguir ciertas pautas ayudará a evitar algunos de los problemas más comunes que convierten las reuniones en pesadillas y generan desmotivación y desidia en los participantes. Estas son:
Un signo de respeto es comenzar la reunión puntualmente.
Si los participantes no se conocen, concédales unos minutos para que se presenten.
Realiceuna breve introducción para asegurarse de que el grupo conozca el orden del día, los objetivos y los resultados deseados de la reunión.
Establecer o repasar la dinámica de la reunión para lograr una reunión constructiva, como por ejemplo si se puede interrumpir en cualquier momento o se prefiere finalizar la exposición para luego permitir preguntas.
Estas son algunas ideas sobre las reglas...