Descripci n del cargo de la secretaria
Páginas: 18 (4336 palabras)
Publicado: 1 de septiembre de 2015
Descripción del cargo de la secretaria
1- Identificación
Nombre del Cargo: Secretaria.
Número de personas que ocupan el cargo:
1.Cargo del Jefe Directo: Gerente General.
2- Resumen del cargo
Colaborar con el Gerente General en el área administrativa, es la encargada de la documentación de la empresa y de la atención del público, efectuando esto durante la jornada de trabajo.
3-Actividades regulares
• Tomar notas o apuntes de las indicaciones que le entregue su superior.
• Confeccionar cartas, certificados y otros documentos.
• Recibir la documentación que llega a la empresa.
• Atender al público, en forma personal o vía telefónica (Fono-Fax).
4- Requerimientos de capacidad y habilidades mentales
Debe tener capacidad para planear sus actividades, acompañado de habilidades encálculos numéricos, un buen lenguaje y un desenvolvimiento adecuado a su cargo.
5- Requerimientos físicos
Debe tener atención auditiva y visual, en general estar sentada y caminar dentro de la oficina para transporte de documentos durante su jornada diaria.
6- Condiciones ambientales
El trabajo se realiza en oficina, con temperatura adecuada, humedad ambiental natural, características dehigiene normales, iluminación apta y una buena estructura.
7- Riesgos Físicos
Los riesgos en la empresa son por accidentes del trabajo, como caídas de muebles, sillas, mesas, etc.; las que pueden producir contusiones en cualquier parte del cuerpo.
8- Habilidad manual
Los conocimientos que requiere el cargo son los siguientes:
Idioma: Inglés.
Estudios superiores: Universitarios y/o Técnicos.Títulos: Secretariado Ejecutivo Bilingüe o Secretariado Gerencial.
Estudios complementarios: Computación y administración.
Experiencia: que tenga 6 meses de experiencia como mínimo en cargos similares, pudiendo después realizar cursos de perfeccionamiento.
9- Responsabilidad por decisiones
La responsabilidad por decisiones de la Secretaria es de carácter administrativo.
10- Responsabilidad porsupervisión
El funcionario que supervisa la Secretaria es el Auxiliar de Aseo y/o Vigilante.
11- Responsabilidad por contactos personales
Con el Gerente General de la empresa y los clientes.
12- Responsabilidad por exactitud
Errores en el desarrollo de su trabajo pueden afectar la estabilidad de la empresa.
Descripción del cargo de Contador
FUNCIONES y ACTIVIDADES
Recibe yclasifica todos los documentos, debidamente enumerados que le sean asignados (comprobante de ingreso, cheques nulos, cheques pagados, cuentas por cobrar y otros).
Examina y analiza la información que contienen los documentos que le sean asignados.
Codifica las cuentas de acuerdo a la información y a los lineamientos establecidos.
Prepara los estados financieros y balances de ganancias y pérdidas.Contabiliza las nóminas de pagos del personal de la Institución.
Revisa y conforma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros.
Prepara proyecciones, cuadros y análisis sobre los aspectos contables.
Desarrolla sistemas contables necesarios para la Institución.
Elabora comprobantes de los movimientos contables.
Analiza los diversos movimientos de los registros contables.
Corrige losregistros contables.
Elabora los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos de la unidad de registro, en la documentación asignada.
Verifica la exactitud de los registros contables en el comprobante de diario procesado con el programa de contabilidad.
Realiza recapitulación o chequeo de la historia de las personas naturales o jurídicas con cheques nulos.
Chequea los códigos de lascuentas, contrastándolos con los que recibe de la Unidad de Presupuesto.
Emite cheques correspondientes a pagos de proveedores y servicios de personal, etc.
Lleva el control de cuentas por pagar.
Lleva el control bancario de los ingresos de la Institución que entran por caja.
Realiza transferencias bancarias.
Elabora órdenes de pago para la reposición de caja chica de las dependencias.
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1- Identificación
Nombre del Cargo: Secretaria.
Número de personas que ocupan el cargo:
1.Cargo del Jefe Directo: Gerente General.
2- Resumen del cargo
Colaborar con el Gerente General en el área administrativa, es la encargada de la documentación de la empresa y de la atención del público, efectuando esto durante la jornada de trabajo.
3-Actividades regulares
• Tomar notas o apuntes de las indicaciones que le entregue su superior.
• Confeccionar cartas, certificados y otros documentos.
• Recibir la documentación que llega a la empresa.
• Atender al público, en forma personal o vía telefónica (Fono-Fax).
4- Requerimientos de capacidad y habilidades mentales
Debe tener capacidad para planear sus actividades, acompañado de habilidades encálculos numéricos, un buen lenguaje y un desenvolvimiento adecuado a su cargo.
5- Requerimientos físicos
Debe tener atención auditiva y visual, en general estar sentada y caminar dentro de la oficina para transporte de documentos durante su jornada diaria.
6- Condiciones ambientales
El trabajo se realiza en oficina, con temperatura adecuada, humedad ambiental natural, características dehigiene normales, iluminación apta y una buena estructura.
7- Riesgos Físicos
Los riesgos en la empresa son por accidentes del trabajo, como caídas de muebles, sillas, mesas, etc.; las que pueden producir contusiones en cualquier parte del cuerpo.
8- Habilidad manual
Los conocimientos que requiere el cargo son los siguientes:
Idioma: Inglés.
Estudios superiores: Universitarios y/o Técnicos.Títulos: Secretariado Ejecutivo Bilingüe o Secretariado Gerencial.
Estudios complementarios: Computación y administración.
Experiencia: que tenga 6 meses de experiencia como mínimo en cargos similares, pudiendo después realizar cursos de perfeccionamiento.
9- Responsabilidad por decisiones
La responsabilidad por decisiones de la Secretaria es de carácter administrativo.
10- Responsabilidad porsupervisión
El funcionario que supervisa la Secretaria es el Auxiliar de Aseo y/o Vigilante.
11- Responsabilidad por contactos personales
Con el Gerente General de la empresa y los clientes.
12- Responsabilidad por exactitud
Errores en el desarrollo de su trabajo pueden afectar la estabilidad de la empresa.
Descripción del cargo de Contador
FUNCIONES y ACTIVIDADES
Recibe yclasifica todos los documentos, debidamente enumerados que le sean asignados (comprobante de ingreso, cheques nulos, cheques pagados, cuentas por cobrar y otros).
Examina y analiza la información que contienen los documentos que le sean asignados.
Codifica las cuentas de acuerdo a la información y a los lineamientos establecidos.
Prepara los estados financieros y balances de ganancias y pérdidas.Contabiliza las nóminas de pagos del personal de la Institución.
Revisa y conforma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros.
Prepara proyecciones, cuadros y análisis sobre los aspectos contables.
Desarrolla sistemas contables necesarios para la Institución.
Elabora comprobantes de los movimientos contables.
Analiza los diversos movimientos de los registros contables.
Corrige losregistros contables.
Elabora los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos de la unidad de registro, en la documentación asignada.
Verifica la exactitud de los registros contables en el comprobante de diario procesado con el programa de contabilidad.
Realiza recapitulación o chequeo de la historia de las personas naturales o jurídicas con cheques nulos.
Chequea los códigos de lascuentas, contrastándolos con los que recibe de la Unidad de Presupuesto.
Emite cheques correspondientes a pagos de proveedores y servicios de personal, etc.
Lleva el control de cuentas por pagar.
Lleva el control bancario de los ingresos de la Institución que entran por caja.
Realiza transferencias bancarias.
Elabora órdenes de pago para la reposición de caja chica de las dependencias.
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