Descripcion de puesto administracion

DESCRIPCION DE PUESTO
Administración

TITULO DEL PUESTO: 1.1 Secretaria Administrativa | FECHA:01/09/2010 |
OCUPANTE: Karen Jost | PREPARADA POR: |
LOCALIZACION: Oficina Administrativa | APROBADA POR: ………………………………………….Firma Gerente |
DEPARTAMENTO:Administración | APROBADA POR:…………………………………………… |
SUPERIOR INMEDIATO: Gerente | ……………………………………………Firma |

1. PROPOSITO GENERAL DELPUESTO |
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2. PRINCIPALES DESAFIOS |
* Mantener al día las actividades de cada personal informándolos de todo lo necesario para el buen desempeño de estos. * Realizar la planificación de las tareas y el control del cumplimiento de estas. * Mantener el Orden en los papeles, los impuestos y pagos al día. |

3. PRINCIPALES AREAS DE RESULTADO

Prioridad | Descripción de TareasQué? |FrecuenciaCuando? | Acciones de la tareaCómo? -Quien? | Resultados EsperadosPara qué? |
1 | Cargar Papeles de Trabajo (ordenes, remitos, recibos, pagos) | Todos los días | * Los comprobantes son traídos por los operadores y colocados en la bandeja. Los días Lunes deben entregar su caja semanal correspondiente a la semana anterior. * Cargar los comprobantes en el sistema, controlarlos.* Ordenar y archivar por Puntos de Venta. * Los Recibos deben cargarse y separarlos hasta que el gerente los controle y firme. No deben ser archivados sin la firma del mismo. | * Orden en los Archivos. * Fácil Localización * Saldos al día |
2 | Atención telefónica | Todos los días | * Identificar Empresa y Persona (DRR Systemas, buenos días habla xx..) * Anotar en el calendariotodas las llamadas recibidas, motivo, estado (resolución, pasada a quien, etc) | * Lograr que todo quede registrado y resuelto. * Lograr que los clientes se encuentren bien atendidos. |
3 | Llevar Estado de cuentas clientes al día, y organizar cobranzas | Una vez al mes aprox. | * Imprimir listado de saldos ordenado por zona, controlar y luego imprimir estado de cuenta de cada cliente,agruparlas por zona. * Colocar los saldos y papeles correspondientes en la carpeta de cada zona * Ver de que cada vez que se van para una zona lleven las cobranzas pendientes. | * Tener las cuentas al día sin demoras en los cobros. |
4 | Liquidación Sueldos | Una vez al mes | * Controlar las ordenes cargadas, * El ultimo día del mes cargar los gastos en el archivo del doc(http://spreadsheets.google.com/ccc?key=pOHjRrl9fo8ClYWJ1XXSwSg&hl=es) , * generar liquidación por medio del sistema. * Importar las liquidaciones en el doc, y compartirlas con el Gerente. * Completar la planilla de sueldos y adelantos, cargada en el doc: Resumen liquidaciones. | * Tener organizado y controladas las ordenes, los trabajos realizados. Los pagos realizados y el saldo pendiente porpagar. Todo en orden.(falta lo de Claudio) |
5 | Control Stock | Durante el mes | * Cargar las compras de los productos. * Codificar los productos, y guardarlos en el depósito. * Al retirar productos del deposito se realizan remitos sobre TODO lo retirado anotando código cantidad y producto, detallando quien retira y para quien, (taller o calle) * Los remitos se cargan en el sistema, yluego se liquidan con las órdenes de servicios. * Cada 15 días se controla los remitos pendientes de liquidar. * Realizar controles de stock imprimiendo listados. | * Lograr una unificación en los datos, que todo este registrado en el sistema, que los pedidos se puedan realizar por medio de este con confianza en el stock que figure, con el fin de evitar errores y reducir tiempos en lageneración de los pedidos, y que todos manejen la misma información. |
6 | Asignar tareas, llevar calendarios y tareas pendientes, seguimiento de las tareas | Todos los días | * Organizar las tareas y anotarlas en el calendario de google correspondiente a cada personal, en internet. * Todos los días antes de las 19:30 los operadores deben llamar a la secretaria para confirmar agenda y...