DIAGN STICO INTEGRAL CONSERVACION 1

DIAGNÓSTICO INTEGRAL
ENFOCADO A LA
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

Colombia diversa + Cultura para todos
DM-321-FR-009

DIAGNÓSTICO
• Permite evaluar al máximo las
variables
involucradas en la
preservación, mantenimiento y control
documental
• Permite conocer cómo se encuenta el
archivo actualmente.
1. Identificación del archivo
2. Infraestructura física del archivo
3. Características de ladocumentación.

DIAGNÓSTICO
• Establece las prioridades de
preservación,
mantenimiento,
control y corrección que se deben
aplicar.
• El resultado del diagnóstico integral
permite planear los recursos que
serán necesarios para mitigar o
corregir los problemas detectados.

IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
• Mirada al componente
administrativo.
– Entidad a la que pertenece
– Estructura orgánica en la entidad
–Presupuesto
– Recurso humano
– Servicios (internos y externos)

ENTIDAD
• Entidad Pública / Privada / Mixta
• Nivel: Nacional, Deptal, Municipal,
Distrital, Extranjero.
• Decreto o resolución de creación /
fecha
• Misión / Visión
• Representante legal
• Organigrama del archivo

ARCHIVO
• De quién depende el archivo?
• Quién es el jefe? N°. Personas que
trabajan en archivo
– Cursos / Capacitación– Funciones

• Presupuesto / asignación
• Programa de Gestión Documental
– TRD / TVD
– Reglamento de archivo

ARCHIVO
• Servicios que presta
– Internos / Externos
• Consulta
• Asesorías
• Reprografía (fotocopias, microfilm, digitalización)

• Fichas, base de datos
• Promedio consultas A / M / B

INFRAESTRUCTURA
• Determinar factores de riesgo y fortalezas
– Inspecciones regulares
– Especialatención a zonas de depósito
• SISTEMAS CONSTRUCTIVOS

•
•
•
•
•
•
•

ILUMINACIÓN Natural / Artificial
VENTILACIÓN
HUMEDAD RELATIVA
TEMPERATURA
CONTAMINANTES ATMOSFÉRICOS
PLANES DE EMERGENCIA Prevención / Atención
MANTENIMIENTO

INFRAESTRUCTURA
•
•
•
•
•

CIMIENTOS
PISOS
CUBIERTAS
CIELO RASO
MUROS

• Instalaciones (redes eléctricas, hidrosanitarias,
datos, etc.)
• Sistemas de atención de emergencias
•Medio ambiente

CROQUIS O PLANOS

PISOS

PISOS

PISOS

PISOS

CUBIERTAS

CUBIERTAS

CUBIERTAS

CUBIERTAS

CIELOS RASOS

CIELOS RASOS

CIELOS RASOS

MUROS

INSTALACIONES

INSTALACIONES

INSTALACIONES

INSTALACIONES

SISTEMAS ATENCIÓN DE
EMERGENCIAS

SISTEMAS ATENCIÓN DE
EMERGENCIAS

SISTEMAS ATENCIÓN DE
EMERGENCIAS

MANTENIMIENTO

MANTENIMIENTO

MANTENIMIENTO

MANTENIMIENTOMANTENIMIENTO

MANTENIMIENTO

ALMACENAMIENTO

ALMACENAMIENTO

DETERIORO
• Deterioro o alteración:
Es toda modificación en las
características originales de un
documento, ocasionadas por el
paso del tiempo o por algún
agente externo.

DETERIORO
• ¿Qué lo genera?

FACTOR
• ¿Porqué se produce?

MECANISMO
• ¿Cómo se manifiesta?

INDICADOR

CAUSAS DE DETERIORO
FACTORES INTERNOS DE ALTERACIÓNOriginados por los componentes inestables en
el papel, las tintas y los soportes en general
FACTORES EXTERNOS DE ALTERACIÓN


MEDIO AMBIENTALES



BIOLÓGICOS



DESASTRES



ANTROPOGENICO

FACTORES INTERNOS
DE ALTERACIÓN
• Naturaleza de las fibras utilizadas en
la producción del papel. Presencia
de lignina, papeles producidos a
partir del reciclaje.
• Encolantes.
• Cargas.

• Tintas.

FACTORESINTERNOS DE
ALTERACIÓN

FACTORES INTERNOS DE
ALTERACIÓN

FACTORES EXTERNOS DE
ALTERACIÓN
BIOLÓGICOS
- Microorganismos
hongos y bacterias
- Moluscos
- Insectos
- Roedores

DESASTRES

MEDIO AMBIENTALES
- Temperatura
- Humedad Relativa
- Luz
- Contaminantes Atmosféricos
- Polvo

ANTROPOGENICO

- Incendios
- Terremotos
- Inundaciones

- Vandalismo
- Depósito
- Mantenimiento
- Manipulación

FACTORESBIOLÓGICOS
• Hongos y Bacterias

FACTORES BIOLÓGICOS
• Insectos

FACTORES BIOLÓGICOS
• Roedores y Aves

DESASTRES
• Incendios – Terremotos - Inundaciones

FACTORES ANTROPOGÉNICOS

• Depósito y
Mantenimiento
• Manipulación
• Vandalismo

FACTORES ANTROPOGÉNICOS

FACTORES ANTROPOGÉNICOS

FACTORES MEDIO
AMBIENTALES
• HUMEDAD RELATIVA (HR)
Es la relación en porcentaje entre
la cantidad de...