DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL


DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL
diagnóstico de la situación actual
Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución que se requiere para el desarrollo del
trabajo y derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.
Análisis de la organización
El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta
desempeña y las actividades decada empleado; para ello, el responsable del estudio se debe auxiliar
de instrumentos técnicos como los siguientes:
• Organigramas.
• Cuadros de distribución del trabajo.
• Estadísticas de trabajo.
• Sociogramas.
• Árboles de decisión.
• Redes para el análisis lógico de problemas.
• Tablas de decisiones.
Este análisis permite que el plan de acondicionamiento respete la estructuraorganizacional y
atienda al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas.
Revisión de los procedimientos
El arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de fl ujo correspondiente a la realización de las funciones. Esta información puede representarse en forma de fl uxograma, donde se
muestran los pasos relativos a las operaciones de las unidades orgánicas.Estas técnicas, asociadas
generalmente con los programas de simplifi cación del trabajo, reorganización y reingeniería, pueden ser herramientas efi caces y relativamente sencillas para analizar los datos.
Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fl uxograma arquitectónico, ya que en él
puede percibirse el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área, así como elmovimiento
de los documentos en función de ese arreglo. Este diagrama de recorrido proporciona el mejor medio
para analizar la distribución actual y el fl ujo del trabajo, a la vez que permite apreciar la relación de
distancias presentes en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. Obviamen te, pueden precisarse las inefi ciencias de la distribución actual para eliminar el desplazamiento innecesario.
Distribución actual del espacio
El estudio de la distribución debe delimitar las áreas de confl icto, lo que permite sumi nistrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y el equipo utilizados, y una base
para comparar la distribución actual con la nueva.
Para representar con fi delidad la distribución actual es necesario contar con un plano odibujo del
espacio disponible en una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en
planos de detalle). Es muy importante verifi car que la información del plano sea exacta y completa.
En el plano se deben representar la ubicación precisa y el tamaño de elementos como paredes,
ventanas, puertas, escaleras, columnas, divisiones permanentes, tuberías, con tactoseléctricos, alumbrado, ductos para alambrado telefónico, líneas para redes de equipos de cómputo, entradas y salidas
salientes del edifi cio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas.
Lista del mobiliario y equipo
También debe elaborarse una lista que incluya toda la información necesaria para identifi car el
mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia; son datos relevantesla cantidad, dimensiones,
clase, modelo, material, antigüedad, así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos
materiales por unidad administrativa y por puesto. Cada unidad física debe numerarse durante esta
etapa con el fi n de utilizarla en la distribución fi nal.
Plantilla de personal
El número de empleados de uno y otro sexo debe registrarse por unidad específi ca,identifi cando
puestos y número de plazas. Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como
casilleros, lavabos, sanitarios, comedor, etcétera.
Previsión de necesidades futuras
La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio. Los
aspectos que debe cubrir son los siguientes:
Organización
Proyectar, en lo posible, la medida...