Diagrama de flujo

Presentación
Las instituciones públicas deben alcanzar los máximos niveles de eficiencia y eficacia en su
accionar, y de esta manera satisfacer mejor las necesidades y expectativas de los habitantes.
Para lograr ajustar su gestión y alcanzar dichos niveles, las instituciones deben desarrollar
herramientas que les permitan optimizar sus procesos y lograr entregar mayor cantidad bienes yservicios con las condiciones de calidad y excelencia requeridos por la ciudadanía.
El establecimiento formal de los procesos, de los procedimientos institucionales y su posterior
representación en un diagramación de flujo o flujograma forman parte de estas herramientas,
pues permiten direccionar las actividades organizacionales hacia el cumplimiento de los
objetivos tal y como estos fueronplasmados en la planificación institucional. Dicha identificación,
estructuración, documentación y diagramación de las actividades organizacionales, permite a la
institución conocer, con suficiente claridad, la forma correcta, sistemática y secuencial de
ejecutar las tareas necesarias para producir los bienes y servicios requeridos por la ciudadanía,
así como los responsables de ejecutarlas y losrequerimientos de tiempo, calidad, y cantidad de
las mismas.
En este contexto, el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), por
medio de su Área de Modernización del Estado, se complace en presentar la presente “Guía para
la Elaboración de Diagramas de Flujo” entendiendo que los esfuerzos para realizar el
levantamiento de procesos y procedimientos en institucionespúblicas debe ser complementado
con la respectiva diagramación o representación gráfica de los procesos y procedimientos
institucionales. Los Diagramas de Flujo resultan de gran ayuda para que los funcionarios
públicos puedan visualizar de forma resumida los pasos a seguir para el eficaz y eficiente
desempeño de sus tareas.
La publicación de esta guía, sirve para complementar los anterioresdocumentos relacionados
con esta temática –“Guía para el Rediseño de Procesos” y “Guía para el Levantamiento de
Procesos”- dotando de esta forma a las Unidades de Planificación Institucional y a las demás
unidades organizativas de las instituciones públicas costarricenses de las herramientas técnicas
necesarias para sistematizar, estandarizar y normalizar la forma de realizar las actividadesinstitucionales, y consecuentemente mejorar su gestión y resultados.
Maribel Sequeira Gutiérrez
Directora
Área de Modernización del Estado
Unidad de Reforma Institucional
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Introducción
Un diagrama de flujo es la representación gráfica de flujo de un algoritmo o de una secuencia de
acciones rutinarias. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones
específicas. Seles llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio
de flechas para indicar la secuencia de la operación.
En el contexto del análisis administrativo o de la gestión de organizaciones públicas y privadas,
los diagramas de flujo o flujogramas, son representaciones gráficas que emplean símbolos para
representar las etapas o pasos de un proceso, la secuencia lógicaen que estas realizan, y la
interacción o relación de coordinación entre los encargados de llevarlas a cabo.
La expresión de los procesos/procedimientos en un diagrama de flujo genera valor agregado
para la institución, pues la representación gráfica de los mismos permite que sean analizados
por los que tienen a su cargo su realización y además por otros actores interesados; quienes
podránaportar nuevas ideas para cambiarlos y mejorarlos.
Dentro de las ventajas de realizar Diagramas de Flujo podemos encontrar:
• Favorecen la comprensión del proceso/procedimiento al mostrarlo como un dibujo. Esto
por cuanto el cerebro humano reconoce más fácilmente los dibujos que la escritura en
prosa. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.
• Permiten identificar los...