Diplomado Logistica

LA EMPRESA Y SUS SISTEMAS BASICOS

Con el único propósito de lograr un concenso para la aplicación de las técnicas de Auditoría que analizaremos posteriormente, consideramos necesario establecer una clara conceptualización de lo que es la Empresa, como un ente capaza de llevar adelante una serie de acciones a fin de obtener un beneficio o producto.

Por ello tomaremos como base la definiciónque nos dá Karl E. Ettinger(1) en su “Glosario Administrativo”, quien define a la Empresa como:

“PERSONA O GRUPO DE PERSONAS DEDICADA A UNA ACTIVIDAD MERCANTIL, DE OFICIO, DE SERVICIO, COMERCIAL O INDUSTRIAL, CON FINES DE LUCRO”

Esta definición indudablemente es muy amplia, tal vez la mas completa visión de lo que realmente constituye una Empresa, sin embargo para lo que deseamos establecercomo fundamento u origen de las actividades propias del control en el ámbito de la influencia y actuación de la Auditoría y de la Dirección de Empresas, sería mucho más conveniente definir a la Empresa en la forma siguiente;

“CONJUNTO DE ACTIVIDADES RELACIONADAS O INTEGRADAS,
PARA OBTENER UN FIN U OBJETIVO”

Lo indicado presupone un hecho importante, que prácticamente constituye la razón deser de las diferentes organizaciones es decir el establecimiento de un FIN U OBJETIVO, lo cual ha de constituir el norte de la Empresa o Institución.

Sin embargo este hecho no es necesariamente cierto ya que en muchos casos encontramos que existen empresas o instituciones, que aparentemente no cuentan con un objetivo claramente definido y su dirección en su actuación parece desorientada. Talvez una de las causas más importantes de este hecho o aparente ausencia de objetivos y metas, se deba a un desconocimiento de los objetivos primarios de la empresa por parte de sus ejecutivos y gerentes y principalmente a un falta total de coordinación entre un grupo de personas que tienen la responsabilidad de cumplir con los fines de la institución.

Luego de este somero análisis, es necesariolegar a una conceptualización más precisa aún, sobre lo que constituye la empresa para llegar a encuadrar el marco delo que nos interesa destacar, es así que consideramos a la empresa como: “Un sistema total, integrado por una serie de subsistema”

Dichos sub-sistemas se encargan de administrar y controlar los recursos con que cuenta la empresa, los cuales son de tres tipos, humanos, financierosy materiales. Sin embargo si no contamos con el cuarto más importante recursos como es la Dirección, toda acción que se emprenda con ellos estará destinada al fracaso, debido fundamentalmente a que “La administración, es sobre todo el arte de manejar a los hombres” (2), tal como lo expresa el padre de la administración moderna.

Los sub-sistemas mencionados en los párrafos anteriores seconciben actualmente como una serie de procedimientos orientados al logro de sus propios objetivos y metas, bajo un criterio totalmente independiente, lo cual indudablemente redunda en una ausencia de unidad de objetivos, ya que cada quien actuará de acuerdo con su propia conveniencia.

Este hecho crea confusión y un incremento substancial en el costo de operación de las empresas o institucionesminimizando el factor eficiencia y maximizando los riesgos de cometer errores principalmente en la captura de la información propia de cada de ellos. La orientación actual se observa en el gráfico N° 1.

Si analizamos los sub-sistemas, mencionados, que integran el sistema empresa, llegaremos a la conclusión de que existen dos de ellos sumamente importantes, ya que se encuentran vinculadosestrechamente con todos los demás, debido a sus propias necesidades de información a la necesidad cada vez mayor de información y rápida para tomar decisiones en los diferentes niveles gerenciales.

Dichos sub-sistemas son:

a) CONTABILIDAD, que constituye el elemento fundamental de registro de todas las operaciones de la Empresa, cualquiera sea su tipo o naturaleza y

b) PROCESAMIENTO ELCTRÓNICO DE...