Diseño organizacional

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3.3 ELABORACIÓN DE REPORTES
Aspectos Generales

El Reporte Breve es un documento técnico, concreto y específico; elaborado por la
unidad participante, donde se describe y explica de manera sintética el estado que guardan los sistemas de la unidad, desde la perspectiva del Sistema de Gestión de Calidad.

Formato

Las unidades aspirantes podrán obtener la Convocatoria, los Lineamientosgenerales, el Manual de Evaluación para el otorgamiento del Premio y los formatos de inscripción con los integrantes de la Comisión Técnica en las oficinas de la Subdirección General

Para la Recepción del Reporte Breve, este deberá acompañarse del Formato de Inscripción, Resumen de la Unidad y Carta Compromiso del Director de la Unidad.

Una vez llenados correctamente los formatos, deberán serenviados junto con el Reporte Breve en medio magnético y en cuatro tantos a la Comisión Técnica, en la dirección antes mencionada, firmados todos como originales en todas sus hojas por el responsable de la unidad, en un paquete cerrado y sellado para evitar que sea abierto durante el traslado. La unidad será la responsable de verificar su recepción dentro del período señalado en la convocatoria.La entrega del Reporte Breve implica la aceptación de que la información proporcionada es real y verificable.

El Reporte Breve deberá ser elaborado en tinta color negra con formato de texto tipo Arial, a 12 puntos, con interlineado sencillo sin compresión de texto.

Los márgenes laterales, superior e inferior, deberán ser de 1.5 cm. como mínimo.

No deberá exceder 15 cuartillas numeradasconsecutivamente y en todas las hojas deberá aparecer la leyenda “Confidencial” colocada de manera diagonal en formato de imagen marca de agua color azul. Los cuatro ejemplares impresos se presentarán en forma engargolada con tapas blancas, sin identificación externa.

Las Unidades aspirantes que no califiquen para la Etapa de Reporte Extenso, recibirán de la Comisión Técnica un Informe deRetroalimentación emitido por el equipo de evaluación de reporte breve.

Recomendaciones:

1) La información de los ocho criterios debe estar sustentada en hechos comprobables y evidencias verificables
2) Redactar de manera precisa y clara las ideas para facilitar la lectura y evitar interpretaciones subjetivas
3) Para los sistemas que ya se tengan en operación, es importante que se indique elgrado de aplicación y se cuente con las evidencias de su utilización, especificando su forma de diseño, los planes de implantación, sus procesos referenciales y los resultados obtenidos
4) Detallar su diseño, implantación, evaluación y mejora así como la comparación referencial
5) Estudiar y analizar con cuidado los ocho criterios del Manual de Evaluación y los conceptos relacionados con cada uno deellos antes de elaborar el reporte
6) Evitar descripciones muy amplias y la utilización de abreviaturas y claves exclusivas de su unidad
7) Es muy importante que todo el personal de la unidad conozca el proceso y los contenidos, y esté integrado y participe en el Sistema de Gestión de Calidad
8) Asistir a talleres y eventos de capacitación o solicitar asesoría para el llenado de los reportesde participación
9) Estudiar el Manual de Evaluación y los conceptos relacionados con cada uno de los criterios del mismo, antes de elaborar el reporte inicial, incluyendo el glosario de términos
10) Es necesario que todos los sistemas descritos estén siendo utilizados y se cuente con evidencia de su aplicación
11) Se recomienda elaborar desde el inicio el Reporte de Sistemas Extenso /SegundaEtapa y posteriormente desarrollar el resumen que presentan para la evaluación de la Primera Etapa (Reporte Breve)
12) Desarrollar el reporte con la intervención de todo el personal involucrado con los criterios de Sistema de Gestión de Calidad, no asignar su elaboración a una sola persona

Elementos que deberá presentar el Reporte Breve:

Contenido:

Describa brevemente los sistemas,...
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