Diseño de sistemas de control administrativo

La definición de objetivos es una actividad primordial en la gestión de las organizaciones. Un objetivo es el fin que se
pretende alcanzar y hacia la que se dirigen los esfuerzos y recursos.
Objetivo no es lo mismo que política. Esta última tiene un carácter descriptivo, está definida al más alto nivel y se refiere a
un conjunto de directrices e instrucciones generales. Su perspectiva temporal esdilatada, pudiendo abarcar varios años. Los
objetivos, por el contrario, están expresados de un modo muy concreto (generalmente en cifras). La definición de objetivos
es realizada en distintos niveles organizativos y su duración es considerablemente más limitada. Los objetivos son un reflejo
de las políticas de las que dimanan.
Cómo llevar a cabo la definición de objetivos
La correcta definiciónde objetivos ha de atender a cietos criterios. Así, los objetivos deben:
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Ser mensurables. Los objetivos han de ser susceptibles de ser cuantificados. Para ello, se establecen mediante cifras de
manera que no pueda haber duda sobre su alcance o su no – cumplimiento. Esta forma de hacer permite, además, que
puedan ser comunicados con precisión. En un archivo municipal, por ejemplo,una definición de objetivos tal como:
“reducir el tiempo en atender una petición de consulta”, no constituye un objetivo en sí mismo. Más bien es una
declaración de intenciones. Sin embargo, la formulación: “reducir el tiempo medio de consulta a 15 minutos, sin
sobrepasar en ningún caso los 20 minutos, durante el año 2012″, sí constituye ya un objetivo bien expresado.
Incluir una dimensióntemporal. Debe especificarse un plazo temporal para la consecución del objetivo.
Tener en cuenta los resultados globales. Tienen que tomar en consideración los objetivos de otras actividades y
departamentos relacionados.
Ser económicos. Sus beneficios han de ser mayores que los costes de su implantación.
Ser realistas. En el sentido de que deben ser alcanzables. Si no lo son, se corre el riesgo defracasar y producir frustración
que dificultará el logro de posteriores objetivos.
Relacionar los medios necesarios. Al llevar a cabo la definicion de objetivos, hay que llevar a cabo un análisis y definir
los medios y recursos que serán necesarios para el cumplimiento de los objetivos.
Inteligibles. Deben estar expresados en términos claros y concisos, de manera que sean comprendidos sin lugar adudas.
Negociados. Es conveniente implicar en el proceso de definición de objetivos a las personas que estarán relacionadas con
su cumplimiento, de esta manera será más factible conseguir el compromiso con su consecución y se incrementará su
motivación.
ETAPAS PARA DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO
1. DEFINICION DE LOS RESULTADOS DESEADOS
El diseño de un buen sistema de control debeiniciarse en función de un objetivo fijado por la administración, determinando
el conjunto de acontecimientos que se desea sucedan en el futuro. Una vez más queda demostrada la interacción entre
planeación y control. En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables.
Supóngase, por ejemplo, que se desea que el rendimiento sobre la inversión sea de 20%con un margen de 10% y una
rotación de 2.
Las estructuras mentales particulares en ocasiones hacen fijar objetivos muy generales, lo que impide un buen control. Solo
es posible lograr un control adecuado si los objetivos han sido claramente especificados.
Una vez expresados los resultados de manera cuantificable, deben ser relacionados con las personas que en forma directa o
indirecta tengan que vercon dichas metas, ya que el comportamiento humano influye en forma significativa el éxito o
fracaso de lo deseado. Lo adecuado es dividir los objetivos deseados en subobjetivos, para facilitar los ajustes en las
diferentes secciones de la organización y lograr que el personal participe en la obtención de los resultados.
Siguiendo con el ejemplo de rendimiento deseado, habría que determinar con...