Documentación tipo en el area administrativa

OFICIO

(Viene del Latín OFFICIUM)

Concepto
Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y/o particulares. Es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos,agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.
Su finalidad
Informar, Invitar, Pedir, Remitir.
Área de Difusión
El oficio se define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. A nivelinterno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución.
Facultad para Firmar Oficios
Los oficios de circulación externa , son firmadas solamente por la máxime autoridad de la institución o por quien hace sus veces. Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abandonando asuntos específicos del trabajo, pueden losque dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.
Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución.
Partes de un Oficio
1. Membrete: Nombre de la institución.
2. Lugar y fecha
3. Numero del oficio
4. Datos deldestinatario: Tratamiento o cargo
5. Vocativo
6. Asunto
7. Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo, sencillo y se evitara el tuteo.
8. Despedida
9. Firma y cargo del que remite el oficio

MEMORANDO

(Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria)

Concepto
Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, daórdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta. Documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.
Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración.
Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando. Hay instituciones queincluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.
Área de Difusión
El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa.
Establececomunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.
Facultad para firmarmemorandos
La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna.
Partes del memorando
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Lugar y fecha
2. Código o número
3. Destinatario
4. Asunto
5. Cuerpo
6. Despedida o antefirma
7. Firma y post-firma
8. "con copia"
9. Pie de página

Y las siguientes complementarias:• Membrete
• Nombre del año
• Referencia
• Sello
• Anexo
Redacción del texto
El texto del memorando comprende dos secciones:
Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "sírvase..."
"Sírvase comunicar a esta dirección... "
Existen muchas formulas de apertura. Los...