Documentacion

República Bolivariana de Venezuela
Universidad de los Andes.
Núcleo Universitario “Rafael Rangel”
Departamento de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Trujillo Estado Trujillo

ELEMENTOS QUE CONFORMAN LA DOCUMENTACIÓN EN LOS SISTEMAS CONTABLES

Integrantes:
Profesor: Castellanos GeovannyCanelones Eyvan C.I: 17.866.020
Díaz Aylem C.I: 19.898.091
Díaz Maryeli C.I: 19.643.293
Duran Yaqueline C.I: 17.265.998
Villarreal Nieves C.I: 18.614.849
Sistema y Procedimientos Contables
Sección 01

05 de octubre del 2011
ÍNDICE
Pág.
Introducción………………………………………………………………………….4DOCUMENTACIÓN……………………………………………………………...4-5
Funciones de la documentación
FORMULARIOS………………………………………………………………....5-15
Importancia de controlar los formularios
Técnicas para el diseño de formularios
Características de los formularios
Diseños de formularios
Principios básicos para el diseño de formularios
Diseño de un sistema de formularios
REGISTRO…………………………………………………………………..…15-19Importancia de los registros
Clases de registros
Registros de las operaciones
ARCHIVO………………………………………………………………….……19-23
Función de archivos
Tipos de archivos
Sistemas de clasificación de los archivos
Principios fundamentales de clasificación
Factores que influyen en la selección del sistema de archivo
Procedimiento para archivar
INFORME……………………………………………………….………………23-30
Elementos queconforman un informe
Clases y tipos de informen
Características sustantivas del informe
Informes financieros
Clases de informes financieros
Conclusión………………………………………………………………………29-30
Referencias bibliográficas………………………………………..…………….30-31



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INTRODUCCIÓN
El presente trabajo comprende los componentes básicos que soportan la documentación de un sistema contable, a través de los cualesse logran los objetivos y se afianza el proceso de información y certificación de la empresa. La documentación es un dispositivo complementado del proceso y procedimientos, visto como un sistema, el cual es integrado, por los formularios, registros, archivos e informes, los cuales son las herramientas que permiten la compresión y el funcionamiento del trabajo y de operaciones tanto manuales comoautomatizadas.
Los formularios son aquellos documentos con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones para así pasar a registrar y tener un respaldo de esas operaciones. Los registros son información detallada y conservada por escrito de uno o varios documentos referentes a las actividades profesionales o administrativas que se lleven a cabo para luego serarchivados. Los archivos son la memoria colectiva de la empresa y, como tal, de suma importancia para la continuidad y buen funcionamiento. Al tener listo los formularios se registran y luego se procede archivar en un orden en el cual sea más rápido preparar un informe cuando la empresa o institución lo pida. Los elementos de un sistema contable se describen de forma clara y precisa, debido a que son desuma importancia para la eficiencia que pueda tener una institución o empresa.
DOCUMENTACION
La administración jerárquica de una empresa, tiene como propósitos el control y la coordinación de sus actividades, lo cual se lleva a cabo por medio de órdenes e instrucciones, las cuales se traducen, a su vez en informes y reportes sobre lo ejecutado. Tales órdenes e informes deben darse por escritopara evitar la imprecisión o la falta de claridad y para que todo techo y operación quede debidamente bajo control. Rodríguez, J. (2002: 123).
Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. La opinión de Valiente...