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NOMBRE: malx maf
FECHA: MAYO 2011
TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
OBJETIVOS:
Los objetivos de la administración documental son:
1. Ejecutarrápidamente los documentos que se procesan.
2. Brindar información cierta y rápida de lo requerido.
3. Llevar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
4. Garantizar la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados
ENSAYO
En una empresa es muy importante contar con el departamento dearchivo para apoyar cualquier proceso de requiera de información, esta debe estar organizada y segura para una eficaz consulta.
Actualmente no me encuentro laborando, pero laboreen una compañía en la cual se realizan importaciones y exportaciones, yo era la persona encargada de mantener el archivo en constante orden, ya que a diario se están consultandolos documentos que allí se han archivado. Mi función era atender los requerimientos solicitaos por la DIAN de las declaraciones, de los Bls, facturas de importación yexportación que se realizan a nivel nacional. Para poder cumplir con las solicitudes de los requerimientos es muy importante mantener cada documento organizado físicamente ysistemáticamente para una eficaz y rápida consulta y a si mismo luego de volver a recibirla de nuevo ubicarla en su respectivo lugar y no traspapelar algún documento en un lugar diferenteal asignado.
De igual manera se debe llevar un control de cada documento prestado a las diferentes áreas de la empresa para así poder hacer responsable al solicitante si llegasea extraviarse el o los documentos extraídos del archivo, también sirve para poder ubicar dicho documento si algún otro funcionario llegase a solicitar el mismo documento.
FECHA: MAYO 2011
TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
OBJETIVOS:
Los objetivos de la administración documental son:
1. Ejecutarrápidamente los documentos que se procesan.
2. Brindar información cierta y rápida de lo requerido.
3. Llevar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
4. Garantizar la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados
ENSAYO
En una empresa es muy importante contar con el departamento dearchivo para apoyar cualquier proceso de requiera de información, esta debe estar organizada y segura para una eficaz consulta.
Actualmente no me encuentro laborando, pero laboreen una compañía en la cual se realizan importaciones y exportaciones, yo era la persona encargada de mantener el archivo en constante orden, ya que a diario se están consultandolos documentos que allí se han archivado. Mi función era atender los requerimientos solicitaos por la DIAN de las declaraciones, de los Bls, facturas de importación yexportación que se realizan a nivel nacional. Para poder cumplir con las solicitudes de los requerimientos es muy importante mantener cada documento organizado físicamente ysistemáticamente para una eficaz y rápida consulta y a si mismo luego de volver a recibirla de nuevo ubicarla en su respectivo lugar y no traspapelar algún documento en un lugar diferenteal asignado.
De igual manera se debe llevar un control de cada documento prestado a las diferentes áreas de la empresa para así poder hacer responsable al solicitante si llegasea extraviarse el o los documentos extraídos del archivo, también sirve para poder ubicar dicho documento si algún otro funcionario llegase a solicitar el mismo documento.
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