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PROCEDIMIENTO ALMACEN

Código: BS-P02
Versión: 05
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1. OBJETIVO
Establecer la metodología para recibir, controlar y entregar los productos, útiles de oficina, libros,
material de divulgación publicitario y académico, insumos, materiales de construcción, sustancias
y productos químicos que ingresan al almacén, así como las condiciones de almacenamiento
necesarias paragarantizar su preservación.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los productos que ingresan al almacén de la Universidad Los
Libertadores (Bogotá).

3. DEFINICIONES
3.1.

3.2.
3.3.

Activo Fijo: bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no está destinado para
la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la organización y se usa con la
intención deemplearlo en forma permanente en la producción de otros bienes y servicios,
para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad (Decreto 2649 de 1993).
Insumo: elementos de oficina empleados para las actividades diarias de toda la Universidad,
elementos y herramientas para el mantenimiento de las instalaciones.
Inventario: existencia real de productos, materiales, mercancías uotros bienes determinados
mediante conteo o verificación física.

4. CONDICIONES GENERALES
4.1.

4.2.

4.3.

4.4.

Todos los productos, útiles de oficina, libros, material de divulgación publicitario y académico,
insumos, materiales de construcción, sustancias y productos químicos que adquiere la
Universidad deben ser ingresados al almacén y al sistema.
Todos los productos, útiles deoficina, libros, material de divulgación publicitario y académico,
insumos, materiales de construcción, sustancias y productos químicos que ingresan al
almacén deben ser inspeccionados y almacenados según lo establecido en la tabla del
Anexo 7. Cuando la verificación se realice a:
• Equipos de cómputo, el Auxiliar de Almacén debe contar con el apoyo de un técnico del
Centro de Informática yTecnología.
• Equipos audiovisuales, debe contar con el apoyo de un técnico de Audiovisuales.
• Material de divulgación publicitario y académico, debe contar con el apoyo de un
funcionario del proceso Apoyo a Publicaciones.
• Divisiones de oficina, persianas, vidrios, alfombras, cortinas, módulos ó puestos de
trabajo dicha verificación será realizada por el Director de la División de ServiciosGenerales.
Los pedidos de útiles de oficina y materiales de construcción se deben realizar los días 25 y
26 de cada mes, los pedidos extraordinarios sólo se deben dar eventualmente y con
respectiva autorización del Vicerrector Administrativo en formato BS-F12 Solicitud
extraordinaria de almacén.
La entrega de materiales eléctricos y de construcción se debe realizar de manera parcialsemanalmente, a través del formato BS-F14 Control de materiales eléctricos y de
construcción.

Elaboró: Giovanny Bernal Gordo
Firma:
Fecha: 1 de Oct/2009

Revisó: Iliana Dueñas Acero
Firma:
Fecha: 5 de Oct/2009

Aprobó: Néstor Cristancho Quintero
Firma:
Fecha: 9 de Oct/2009

PROCEDIMIENTO ALMACEN

5.

DESCRIPCIÓN EL PROCEDIMIENTO

Código: BS-P02
Versión: 05
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NO.

DIAGRAMA DE FLUJO

Código: BS-P02
Versión: 05
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RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD

AUXILIAR DE ALMACÉN

Envía la factura con reporte de ingreso a almacén al
Analista y Coordinador de Compras. Radica la
entrega en libro de facturas.

A

8

ENVIAR
FACTURA

9

2

SOLICITAR
PEDIDO

Los pedidos de útiles de oficina ymateriales de
mantenimiento se realizan en los formatos BS-F10 y
BS-F11 respectivamente, los días 25 y 26 de cada
mes diligenciando las columnas pedido anterior y
pedido del mes.
FUNCIONARIO
SOLICITANTE

Para entregar elementos que no se encuentren
incluidos dentro de los formatos anteriores, se debe
diligenciar el formato salida de almacén BS-F13.
Las solicitudes extraordinarias de almacén se...