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Páginas: 3 (606 palabras)
Publicado: 26 de marzo de 2014
CUESTIONARIO DESPACHO DE DOCUMENTOS
1. Describa los (8) pasos para el despacho de documentos
Elaboración: es una gestión documental donde se define el destino del documento con las normastécnicas del NTC y para la elaboración de documentos comerciales q presenta el INCONTEC
FIRMAS: una vez elaborada se procede a la firma q el articulo 4 060/2001 establece los manuales del procedimiento ocargos de funcionarios para firmar los documentos.
Traslado: una vez firmadas la comunicación será enviada a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias anexos y sobres.
Verificación:se verifican para asegurarse q cumplas con las normas establecidas.
Registro: una vez numera y fechada se procede al registro de la anotación de datos más significativos de la comunicación.Separación: la comunicación original y copias se procede a su distribución separando las piesas de salida para realizar su despacho.
Envio: es necesario el envio de documentos en soportes de papelidentificar las prioridades por carácter de urgencia a su destino y determinar si es local o internacional para la selección del envió sea x fax o por correo
2. Cuando se elabora una comunicaciónoficial, cuál es la cantidad de copias y cómo se distribuyen?
-Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo en las funciones asignadas legalmente a una entidad independiente mente del meditoutilizado.
Se elabora original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta losanexos correspondientes la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales hayavarios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
3. Mencione las clases de copias
-original
-Copias reglamentarias
-Copias Adicionales
4. Quiénes pueden firman documentos...
1. Describa los (8) pasos para el despacho de documentos
Elaboración: es una gestión documental donde se define el destino del documento con las normastécnicas del NTC y para la elaboración de documentos comerciales q presenta el INCONTEC
FIRMAS: una vez elaborada se procede a la firma q el articulo 4 060/2001 establece los manuales del procedimiento ocargos de funcionarios para firmar los documentos.
Traslado: una vez firmadas la comunicación será enviada a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias anexos y sobres.
Verificación:se verifican para asegurarse q cumplas con las normas establecidas.
Registro: una vez numera y fechada se procede al registro de la anotación de datos más significativos de la comunicación.Separación: la comunicación original y copias se procede a su distribución separando las piesas de salida para realizar su despacho.
Envio: es necesario el envio de documentos en soportes de papelidentificar las prioridades por carácter de urgencia a su destino y determinar si es local o internacional para la selección del envió sea x fax o por correo
2. Cuando se elabora una comunicaciónoficial, cuál es la cantidad de copias y cómo se distribuyen?
-Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo en las funciones asignadas legalmente a una entidad independiente mente del meditoutilizado.
Se elabora original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta losanexos correspondientes la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales hayavarios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
3. Mencione las clases de copias
-original
-Copias reglamentarias
-Copias Adicionales
4. Quiénes pueden firman documentos...
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