Documentos comerciales

DOCUMENTOS COMERCIALES

Los Documentos Comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito, en los que se reflejan o se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad comercial, de acuerdo a la normativa vigente.
Los documentos son muy importantes puesto que:
➢ Respaldan la relación jurídica entre las partes que intervienen en determinadas operaciones, susderechos y obligaciones.
➢ Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de dichas operaciones.
➢ Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Se deben conservar por el término de diez años desde su emisión.
Se emiten mínimamente por duplicado. Quien los emite conserva el duplicado y entrega ala otra persona interviniente el original.

DOCUMENTOS COMERCIALES MAS COMUNES :

ORDEN DE COMPRA: Es el documento que emite el comprador (emisor), y se lo envía al vendedor (receptor), indicando que producto o servicio le requiere y las condiciones de la operación de compra venta (cantidad, calidad, precio –si lo conoce -, condiciones de la compra, etc.). Se extiende por duplicado: eloriginal para el vendedor y el duplicado para el comprador.

La Nota de Pedido debe contener:

a) Nombre y dirección del comprador
b) Fecha de emisión y N° de Orden
c) Nombre y Dirección del Vendedor al que se le envía el pedido.
d) Cantidad, calidad y precio de las mercaderías solicitadas.
e) Forma de envío y lugar de entrega de las mercaderías.
f) Condiciones de Pago.
g) Firma del Compradorque hace el pedido.

NOTA DE VENTA: Es la respuesta a una orden de compra. La emite el vendedor en dos copias, el original se envía al comprador y el duplicado queda en poder del vendedor. El vendedor detalla los datos de la operación de venta de mercaderías que ha realizado:

➢ Tipo, cantidad y precio de las mercaderías.
➢ Fecha y lugar de entrega
➢ Forma de pago.
➢Otras condiciones de la operación.

REMITO: Acompaña la mercadería en su viaje y permite el control de la misma; lo emite el vendedor, para quien sirve como constancia de la entrega de los bienes.
Respalda el derecho del vendedor a cobrar lo entregado y la obligación del comprador de pagar. En base al mismo se emitirá la factura, que contendrá todos los datos de la operación. Suele emitirse,como mínimo, por triplicado:

□ Original: para quien adquiere la mercadería

□ Duplicado: se vuelve al vendedor firmado por el comprador

□ Triplicado: Para el transportista.

Los datos que debe contener el Remito son los siguientes:
a) Membrete con el nombre y la dirección del Vendedor.
b) Fecha de emisión y número de orden.
c) Nombre y Dirección del Comprador.
d) Referencia ala Nota de Venta o Pedido que originó el envío, si la hubiese.
e) Detalle de las mercaderías o efectos transportados, indicando: cantidad, calidad y clase.
f) Firma del despachante y calidad del comprador al ser recibidos.

FACTURA: Es la constancia de una compraventa, la emite el vendedor al comprador, detallando las mercaderías que se han vendido, indicando cantidades, naturaleza, precios,y demás condiciones de venta.
Este documento respalda la legitimidad de la registración de la deuda del cliente a favor del vendedor.

Para el comprador es un documento que respalda la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.

La factura se registra, como mínimo la factura debe extenderse por duplicado:

□ Original: para el comprador.

□ Duplicado:para el vendedor.

Los datos más importantes de una factura son:

Respecto del vendedor:

Nombre y apellido, o razón social, domicilio legal, clave única de identificación tributaria (C.U.I.T.), Número de inscripción en el Impuesto a los Ingresos Brutos, condición respecto al Impuesto al Valor agregado, fecha de emisión, etc.

Respecto del comprador:

Nombre y apellido, o razón social,...