Documentos comerciales

DOCUMENTOS COMERCIALES
Definición
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las que se realizan operaciones en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
Importancia
Los documentos mercantiles tienen gran importancia a fin de mantener un apropiado control de todaslas acciones que se realizan en una compañía o empresas.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:
• En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
• Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar larealización de los actos de comercio
• Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
• Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Clasificación

Externos E Internos (De uso interno)
1. De uso externo
Comprobantes externos son aquellosemitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
1.1. Factura de compra:
Cuando una empresa compra productos, su proveedor le envía una factura.
En la factura aparecen los detalles completos relativos a los productos y a su precio. Este documento es la factura de compra.
Las facturas de compras se registran enel libro diario de compras de adquiriente.
Cuando la compra es al contado, la factura lleva la mención de haber sido pagada y cumple la función de un recibo.
1.2. Recibo de pago
Se encuentran los datos del cheque emitido a favor de una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lodescrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pagó o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher.
2. Comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceroso circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
2.1. Factura de venta
Cuando una empresa vende sus productos, envía una factura al cliente.
En dicho documento se dan los detalles completos de los productos, precio y otros datos por ejemplo, fecha y número del pedido del cliente, procedimiento de entrega, descuentos, recargos porimpuestos, etc.
En base a la factura se realizan los apuntes pertinentes en el libro de diario de facturas de ventas emitidas.
2.2. Recibo De Cobranza
Es la prueba del pago de la deuda con la que cuenta el deudor, quien puede o ponerlo ante el reclamo del acreedor. No se exigen para este documento escrito formalidades especiales pero mínimamente debe contener las siguientes: ser claro, yexpresar la fecha, el lugar, quien o a nombre de quien se efectuó el pago, el medio de pago, el concepto por el cual se hizo, y la suma abonada expresada en letras y números para evitar adulteraciones. Debe contener la firma y sello o aclaración, del acreedor o su apoderado o representante legal en su caso.
2.3. Presupuesto
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada envalores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
2.4. Vale
Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de una suma determinada. También se define como una nota escrita que una persona manda a otra a fin de que...