Documentos Comerciales

DOCUMENTOS COMERCIALES

Introducción

Los Documentos comerciales son constancias escritas de operaciones comerciales realizadas, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en compañías y empresas, es decir son el elemento fundamental para lacontabilización de tales acciones.

Clasificación y funciones

Los documentos comerciales se pueden clasificar:

❖ Uso interno: aquellos con circulación restringida; utilizados por los administradores del ente.

❖ Uso externo: aquellos emitidos por la empresa con destino a terceros o bien, emitidos por terceros con destino a la empresa.

Las funciones delos documentos comerciales son:

✓ En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una operación, sus derechos y obligaciones.

✓ Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de actos de comercio.

✓ Elemento fundamental para la contabilización de las operaciones.

✓ Permiten el control de lasoperaciones realizadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Archivos y conservación

Los entes deben solicitar o retener los comprobantes correspondientes de cada una de las operaciones realizadas. Deben ser contabilizados y luego archivados por orden de fecha de emisión. Según el Código de Comercio, deben ser conservados durante 10 años,a partir de la fecha de su emisión.

Tipos de documentos comerciales

Se puede distinguir tres áreas que pueden dividirse los documentos comerciales:

• Comprobantes de contabilidad;

• Papeles de comercio;

• Instrumentos públicos o privados.

1) COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: son los documentos o constancias escritas, emanadas deterceros o de la misma empresa, utilizados en la práctica mercantil, que contribuyen las bases de las registraciones contables.

✓ Factura: es un respaldo de la compraventa de cosas muebles o prestación de servicios. En ella se establece el importe unitario y total que el comprador debe pagar al vendedor más el detalle del bien o servicio vendido.

✓ Remito: acredita laentrega y recepción de los bienes vendidos (firma de conformidad). El remito tiene función prioritaria. Sirve para notificar que se ha cumplido con una parte del contrato: la entrega. Para el comprador es de mucha importancia ya que controla las mercaderías recibidas con la nota de pedido, para el vendedor es constancia de que el comprador recibió conforme, para la empresa de transporte (flete) sirvecomo constancia de que se entrego las mercaderías y por ultimo actúa como base para confeccionar facturas.

✓ Orden de compra: comprobante en el cual se solicita al proveedor ciertos bienes o servicios que se desean adquirir bajo cierto precio (condición), cantidad, forma de pago, fecha de entrega. Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicito; al vendedor lesirve para preparar el pedido en caso de ser aceptada.

✓ Ticket: Cumple la misma función que la factura al contado y se utiliza en operaciones de escasos importes. Lo emite el vendedor por medio de maquinas y se lo entrega al comprador quedando en la memoria de la maquina la operación realizada.

✓ Nota de débito: comunicación que envía un comerciante a su cliente, en elque notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Al vendedor es de suma importancia ya que permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar un importe a su favor, mientras que el comprador puede registrar el aumento de su deuda.

✓ Nota de crédito: es el documento mercantil, que un comerciante envía a su...