Documentos contables: clasificación

Clasificación de la documentación Contable

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de

Nota de pedido o decompra

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.

Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

Nota de ventas

Se llama nota de venta al documento comercial enel que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.

Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documentocomercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es emitida por duplicado. Este documento no origina registros contables.

ORDEN DE COMPRA
Definición:
La orden de compra es el documento por medo del cual una empresa pide a su proveedor que le despache las mercaderías o artículos que se indican en la orden de compra indicada.
Es un documento similar a la notade pedido, Se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarseuna solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.

Factura

Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demáscondiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.

Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza laventa y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal

La expedición de la factura es obligatoria para todas las empresas. Es uno de los principales documentos y lo 1º que hay que hacer es identificar si ha sido emitida por nuestra empresa opor otra a nuestro nombre. Los datos a consignar son los siguientes:
• Estar numeradas correlativamente
• Llevar NIF/CIF y los domicilios tanto del que expide como del destinatario
• Aparecer el importe con el IVA desglosado
• Lugar y fecha de emisión

Factura de crédito
Permite fijar una fecha cierta para pago de las facturas que les venden a los hipermercados y otrasgrandes concentraciones comerciales o cuando son proveedoras de grandes industrias. Esto neutraliza los abusos de posición dominante de las grandes empresas, abusos que han sido sistemáticamente utilizados, por los grandes hipermercados y las grandes concentraciones industriales para obtener de manera desleal una mejor posición competitiva, en perjuicio de las pequeñas y medianas empresas de la...