documentos mercantiles

DOCUMENTOS MERCANTILES

Introducción

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de quesu importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índoles.

Documentos Mercantiles:

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es elde certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita,reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en ultimo extremo con la correspondencia.

NOTA DE PEDIDO
Concepto.- Es el documento que utilizanlas casas comerciales para que a través de él los clientes soliciten las mercaderías deseadas. Se extiende por duplicado o triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicita las mercaderías en calidad de compra.
Rayado.-El rayado de la nota de pedido no es uniforme, depende de cada empresa o de las necesidades que tienen las mismas, sin embargo el rayado tradicional tiene las siguientes partes:
1. Membrete (Nombre o razón social de la empresa seguida de dirección y teléfono)
2. Numeración correlativa
3. Lugar y fecha en que se hace el pedido
4. Nombre o razón social del cliente
5. Dirección del cliente
6.Condiciones del pedido
7. Cantidad (indicando si es docenas, piezas, millares, etc.)
8. Clase, calidad o tipo de artículo o mercancía
9. Precio unitario de la mercancía
10. Firma del solicitante o empresa que hace el pedido

PROFORMA
Concepto.- Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a determinado proveedor. En la proforma se escribe los productoscon sus respectivas características y el precio sugerido por el comprador y que convenga al vendedor.
Requisitos de la Proforma.- Reúne los siguientes requisitos:
1. Membrete (Razón social o nombre de la empresa)
2. Numeración correlativa
3. Lugar y fecha de emisión
4. Nombre o razón social de la empresa proveedora
5. Dirección del proveedor
6. Cantidad, Artículos, Precio, etc.
7. Firma ysello de la empresa solicitante

GUÍA DE REMISIÓN
Concepto.- Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y éste se encuentra impreso y membretado, según la necesidad de la empresa. Sirve para que el comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por eldepartamento de ventas.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con tres copias, una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente en el que certifica haber recibido conforme....