Documentos Normativos

 

DOCUMENTOS NORMATIVOS

Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo.
Tales documentos son:

 Manual de funciones y responsabilidades.
 Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.
 Estructura orgánica de la Empresa.
 Manual de normas administrativas.
 Delineamientos o directrices de contratación de Personal.
Reglamento laboral.


1.- MANUAL DE FUNCIONES

Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:

- Descripción básica del cargo

El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato.

- Objetivo estratégico del cargo

Este ítem se refiere a la actividad genérica que define el grupo de funciones,actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa.

En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.

- Funciones básicas

En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones yresponsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo.
Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en los detalles de “el como hacer para cumplir con las funciones”, ya que este es un tema tratado al detalle en el manual de procedimientos y formatos.

Es importante al describir las funciones y las responsabilidadesde forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las funciones básicas al momento de la evaluación periódica del trabajador.
Esto con el fin de que al entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un método sencillo de control de gestión sobre el cargo, ya que al final de cada período al empleado se le pueda evaluarsu desempeño lo más objetivamente posible.

Cuando las funciones se describen de una manera tan genérica, se termina describiendo los deseos idealistas del jefe del empleado, generando una incertidumbre en la interpretación de las funciones que finalmente se puede reflejar en evaluaciones subjetivas del empleado.
Si un grupo de funciones y responsabilidades descritas para un empleado estánbien redactadas y ajustadas a la realidad, una consciente autoevaluación del empleado debe coincidir con la evaluación del jefe o al menos estar muy cercana.

Con esto se debe concluir que la descripción de las funciones y responsabilidades deben ser una herramienta que ayude también a los jefes a realizar una evaluación adecuada y objetiva que no tenga nada que ver prejuicios personales.Es muy importante incluir dentro de la lista responsabilidades, el nivel de autorización y responsabilidad presupuestal de su cargo, si lo tiene. No deben quedar dudas para el funcionario hasta donde va su responsabilidad y su autonomía tanto presupuestal como administrativa.

- Personal relacionado con el cargo.

En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama dela empresa para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.

Esta parte del formato también le permite al trabajador conocer la compañía y le da un panorama global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones.

- Perfil del Cargo

En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cuálsería el perfil óptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo.

Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada selección de personal.

Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para...