documentos para una compra

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Introducción
En cualquier tipo de negocio, es importante establecer claramente la responsabilidad y
autoridad que tiene cada persona para desempeñar ciertas funciones. Asimismo, es
importante que quede evidencia escrita de lo que hace cada quien.
Es importantemencionar, que muchas veces puede parecer irrelevante el ejercer
control sobre ciertas funciones. Sin embargo, el éxito de cada negocio depende en
mucho de que se tenga un adecuado control.
Sin embargo, también debemos tener cuidado de no caer en un manejo excesivo de
papelería o en trámites que en lugar de facilitar la operación del negocio la entorpezcan.
Solicitud de compras
La personaencargada de hacer las compras de los materiales para la producción debe
recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite para
efectuarlas.
De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que además de
amparar la operación, evita que se efectúen compras cuando no es necesario hacerlas
Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que seencarga de los
inventarios de materiales, y debe incluir toda la información referente al material
solicitado:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Número de solicitud.
Fecha en la que se elabora.
Clave del material.
Descripción.
Cantidad requerida.
Punto de pedido.
Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para expedirla (Control
de inventarios).
8. Firma de la persona quela autoriza.
Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para darle el
siguiente manejo:
1. Una copia debe guardarla la persona que solicita la compra, ello le permitirá
corroborar que el material que llega al almacén de materia prima, es efectivamente
el que se solicitó.
2. Otra copia se envía a la persona encargada de llevar la contabilidad.
3. El original seenvía a la persona encargada de hacer las compras.
Solicitud de cotización a proveedores
Una vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de
compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trámites necesarios para
efectuar las compras del material que se le solicitó.
El primer trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condicionesy precios a la empresa. De tal forma que el encargado de compras debe efectuar una
investigación con varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que más
le convenga.
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Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia
por escrito de la investigación realizada, el encargado de compras debe enviar a cada
proveedor un documento conocido como: solicitud de cotización a proveedores. Dicho
documento incluye la siguiente información:
1.
2.
3.
4.
5.
6.7.
8.

Número de solicitud de cotización a proveedores.
Fecha en la que se elabora.
Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.
Clave del material que se solicita.
Descripción del material solicitado.
Cantidad solicitada.
Fecha límite para que el proveedor conteste.
Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha en la
que se expidió.
9. Firma dela persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del
encargado de compras.
La solicitud de cotización a proveedores, deberá contener el espacio necesario para que
el proveedor conteste lo siguiente:
1.
2.
3.
4.

Precio por unidad.
Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía.
Condiciones de pago.
Firma de la persona que recibió la solicitud de...