Documentos

1. LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Este instrumento está compuesto por series documentales, las cuales son"elconjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia delejercicio de sus funciones específicas"

Importantes por:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a losdocumentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Comité de Archivo
 Creado como órgano asesor de la Dirección General, según lo estipulado en el artículo 4del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación.Es el grupo asesor interno de la alta dirección, responsable de definir las políticas, losprogramas de trabajo y de la toma de decisiones en losprocesos administrativos ytécnicos de los archivos, según lo establecido en el articulo 19 del Reglamento General deArchivos del Archivo General de la Nación.
PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D

1 Investigacion preliminarsobre la institucion y fuentes documentales.
2.Analisis De La informacion Recoplectada
3.Elaboracion y representacion de las tabls de retencion.
•Elaboración depropuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)
• Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.

Valoración documental:
labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fasesdel ciclo vital.

2. Sistemas de ordenación
Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. Conjunto de acciones orientadas a la: clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral delos procesos archivísticos
La organización (clasificación, ordenación) no solo se comprueba examinando físicamente los documentos, ésta también se puede –y se debe- observar o representar en instrumentos de control (Inventarios, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental) o en instrumentos de consulta (Guías, Catálogos). En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia yconfiabilidad de los procesos de organización.
3. Clases de archivo
Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.
 Historia
Primeras civilizaciones y su uso del archivo
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de lahumanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.
Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.
Losprimeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de archivos en la...