El Archivo, La Cenicienta Que Se Volvió Reina De La Organización

El archivo
La cenicienta que se volvió reina en la organización

La mayoría de los gerentes y empleados sólo toman conciencia de la importancia del archivo general de una organización, el día enque por alguna razón alguien requieren recuperar un documento importante con el que pueda demostrar, por ejemplo, que determinadas decisiones se tomaron de acuerdo con las normas y estatutos vigentes,que un empleado fue bien liquidado o la razón por la que un proyecto se aprobó o fue desechado.

¿Pero qué tal si esta información, en vez de reposar en una carpeta debidamente clasificada ycustodiada, fuera uno más de los archivos o correos electrónicos que un directivo, recientemente retirado de la empresa, tenía almacenados en su computador? Lo más seguro es que él, antes de irse o eldepartamento de informática para poder disponer rápidamente del ordenador, hayan formateado el disco duro, borrando información que era vital y ahora irrecuperable para la compañía.

Este es el problemaque enfrentan quienes hoy en día tiene a su cargo la Gestión documental, que es como se conoce la importantísima labor de asegurar que en las organizaciones se cumpla el círculo vital de lainformación, que se inicia con la creación de cada documento, su recepción, distribución, trámite, almacenamiento, recuperación y descarte.

Cuando la información se manejaba exclusivamente en papel, suclasificación, almacenamiento y recuperación, era una labor rutinaria y bien definida en cuanto a los criterios de clasificación de cada documento, pero con la llegada de los computadores personales, lainformación está dispersa en toda la organización y reposa bajo criterios muy personales, en los ordenadores de cada trabajador. Si hoy quisiéramos reconstruir un determinado proceso, tendríamos quecomenzar por entrevistar a cada uno de los posibles participantes y solicitarles entregar los archivos en cuestión al área de Gestión documental. Es muy probable que por capacidad de memoria de las...