El Archivo

El Archivo; es un sistema cuyo objetivo es conservar debidamente clasificada toda documentación, relacionada con las actividades que se realizan en determinadas entidades.

Tiene como finalidad conservar documentos, que pueden ser consultados de un momento dado, así como también facilitar su localización. El archivo de una empresa cualquiera debe llenar las siguientes funciones principales:Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa y asegurar la perfecta conservación de los mismos.
Llevar a cabo estas funciones del modo más económico posible: la organización de un archivo se puede considerar buena cuando presta a la empresa un servicio satisfactorio, con el menor gasto posible.
Comprobar si la documentación se archiva regularmente y conservar y expedir lacorrespondencia.

Ventajas
Desventajas
Los sistemas de clasificación alfabéticos son un tipo de sistema fácil de enseñar y aprender. Los documentos se presentan en orden alfabético, por lo general ordenados por el nombre del proveedor. Cualquier empleado puede encontrar el documento que necesita siempre y cuando conozca el nombre del proveedor.
Una desventaja de este sistema es que losdocumentos son frecuentemente traspapelados, si algún documento está clasificado bajo el primer nombre de un proveedor en vez de su apellido, los documentos son difíciles de localizar.



Importancia del archivo
El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe losacuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.
Unidades verticales o archivadores verticales: Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de la otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del materialarchivado. Los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodamente.

Archivador horizontal o estanterías con anaqueles fijos: Son muebles que constan de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están provistos de puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se utiliza un tipo especial de carpetas. Las cuales tienen lapestaña en uno de sus bordes más angostos.

Fichero: Es un mueble que consta de gavetas pequeñas, en las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas de información, relacionada con el contenido de las carpetas archivadas.


Computadora: Es un sistema electrónico que consta de un monitor o pantalla, un teclado muy parecido al de una máquina de escribir y una unidad de procesamiento dondereside la memoria y se efectúan las operaciones y procesos.

Cinta magnética: Consiste en un carrete de bandas de celuloide con (3000 pies aprox.) de longitud y ¾ pulgadas de ancho, semejantes al que se usa n las grabadoras.

Disco duro o fijo: Son varios discos magnéticos apilados sobre un eje con ½ pulg. De separación entre sí, cada disco tiene un cabezal y están cubiertos con unaprotectora de plástico o metal. Se les denomina fijos porque están situados dentro del computador y solo pueden ser instalados o removidos por personal técnico especializado.

Diskette: Disco muy delgado y flexible de un material parecido al plástico y está recubierto por una capa magnética, metida en una cubierta platica que lo protege.

Carpetas: Son cubiertas fabricadas en diferentes tipos dematerial (cartón, cartulina prensado, etc.) y se usan para resguardas los documentos o correspondencia que se relacione con un individuo, empresa o institución.
Las carpetas pueden ser de tamaños carta u oficio, estas traen una pestaña donde se escribe el encabezamiento o titulo correspondiente.

Tarjetas: Son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad de...