El pre-evento en la organización de certámenes

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El PRE-EVENTO EN LA ORGANIZACIÓN DE CERTÁMENES DEPORTIVOS
POR: GUILLERMO LEÓN ZAPATA MONTOYA
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La organización de un evento, conlleva diferentes etapas, en las cuales el comité organizador deberá obrar a partir de la construcción de un plan de evento, el mismo que servirá como guía permanente de acción en cada uno de los momentos del certamen. El Pre-evento, el evento y el post-evento,constituyen los tres pasos fundamentales en la ruta del éxito de cualquier certamen deportivo. Sin embargo, por las características mismas de la actividad, la fase de pre-evento es a la cual hay que prestarle más atención, debido a que cualquier olvido en la planeación puede dar al traste con los objetivos propuestos. Por esta razón, este documento, aunque dará cuenta de todos los momentos delevento, de todas formas hará énfasis en la fase previa, por considerarla vital para los resultados del certamen. PARA INICIAR La preparación de un certamen deportivo, requiere de una serie de acciones y pasos, que perfectamente puede estructurar el área de relaciones públicas de la organización, a través de acuerdos de desempeño que realiza con otras áreas de la misma dependencia e incluso de laorganización.

Comunicador social-periodista, especialista en gerencia de la comunicación organizacional, magíster en educación y desarrollo humano; Docente de tiempo completo del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid.

Punto de partida: Es una reunión general en donde todos los que tienen que ver con el evento, participan. De allí salen las ideas generales que posteriormente la coordinacióndel evento ordenará. Para esta tarea, se sugiere tener en cuenta las recomendaciones de Agudelo y Echeverri2: Duración: De 5 a 15 minutos para que no se vuelva discusión. Se debe depurar con el grupo = decantar el mínimo de ideas. Se hace luego el diagrama de afinidad = para analizar eventos o problemas con futuro impredecible. Se organizan los hechos, opiniones o ideas. Se hace el diagrama deÁrbol = También llamado de Metas y Procedimientos – Resumen del proyecto. También se tiene en cuenta los siguientes procedimientos y características del ejercicio: Se tomar la primera idea en 5 ó 6 minutos, después es divagar. Permite participación masiva. Evita discusiones. Optimiza el tiempo. Cómo se maneja. La idea no se cuestiona. Cualquier idea es válida. A las ideas locas se les colocaasterisco (Casi siempre son de futuro). Se escriben con no menos de tres palabras ni más de siete.

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EL manual de funciones: Debe quedar claro el manual de funciones. Es decir quién hace qué en la estructura del evento deportivo. Recuérdese que el certamen debe tener responsables en las siguientes áreas: Económica y financiera Mercadeo Comunicaciones (Prensa, protocolo, publicidad yrelaciones públicas) Salud Seguridad Técnica o académica (De acuerdo con el evento) Logística Transporte Alojamiento Alimentación Obviamente, una vez definidas las áreas y sus responsables, se definirá el manual de funciones de cada dependencia y los funcionarios que la integran. El presupuesto: Se trata de tener claridad sobre cuánto dinero hay, cuánto hace falta y cómo se va a conseguir. Qué es lo quese paga, que se recibe en canje y que es lo que se recibe en dinero. Apoyo institucional: Quiénes son las personas y las instituciones que

servirán de apoyo para realizar el certamen. Esto debe quedar claro antes de iniciar la organización del evento. Los recursos: Cuáles son los recursos materiales, físicos y tecnológicos que se necesitarán para realizar el certamen.

El Cronograma deactividades: Debe quedar definido antes de iniciar el evento. Para el caso, se utiliza la misma tabla de planeación del departamento de comunicaciones. De cualquier manera, la estructura organizativa del evento, estará soportada en una estructura que, al igual que una organización, tendrá funciones, recursos y tareas. Veamos: Figura 9 Otras sugerencias Se sugiere tener en cuenta, las siguientes...
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