EL PROCESO DE CONTROL

 Gestión y control de procesos
Un proceso es una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados.
Por lo tanto un proceso consta de:
a.- Unas entradas
b.- Unas salidas
c.- Una actividad o proceso en si misma
d.- Unos requisitos de control
e.- Una medición de la eficacia del mismo
f.- Un responsable delmismo
El control de gestión es un proceso complejo y dinámico, que se compone de una serie de etapas que se incorporan unitariamente aunque de manera separable.

El proceso comienza con la recolección de la información básica, luego hay un proceso de inteligencia para cruzar y relacionar esa información básica y generar los indicadores, debidamente clasificados y agrupados en un tablero decontrol, cuya evolución determina las recomendaciones a efectuar a través del informe de control de gestión.

En base a las recomendaciones, la dirección superior adoptará las medidas concretas con el objeto de reducir amenazas y debilidades e incrementar fortalezas y aprovechar oportunidades.

Para implantar un sistema de control de gestión en una organización, el proceso,
expuestosintéticamente, implica:

• Conocer acabadamente la organización
• Obtener información completa de cada área en cuanto a su organización y actividades (organigrama, manuales de normas y procedimientos, de puestos y funciones,...delegación de autoridad y asignación de responsabilidades,...).
• Conocer los insumos utilizados o servicios prestados por cada área en todos sus aspectos (características,volúmenes, costos, mercado, consumidores o usuarios, proveedores,..).
• Evaluar la existencia y lo adecuado de los controles administrativos como tales, y
como respaldo a los objetivos de la dirección superior (mecanismos de control
interno).
• Conocer y evaluar los sistemas de información, qué información producen y quién
la utiliza.
• Obtener del contexto toda la información necesariavinculada a las actividades de
la empresa.
• Analizar las necesidades de información para un adecuado control integral.
• Definir de los indicadores fundamentales para el control de la gestión (tablero de comando):
-- determinar los parámetros que afectan a los diferentes indicadores al momento de
definirlos como fortaleza o como debilidad (parámetros de alarma).
-- determinar lainformación básica requerida para su construcción, identificar las
fuentes de información y a los responsables de proveerla en tiempo y forma.
• Analizar objetivos versus resultados obtenidos para llegar a un diagnóstico:
-- determinar si los resultados obtenidos se ajustan a los principios de eficiencia y eficacia.
-- efectuar un análisis para determinar causas y efectos: analizar todas lasvariables internas y externas (del ambiente competitivo, nacional y macroambiente) que llevaron a la gestión de la empresa a obtener esos resultados.
• Elaborar un informe que contenga las recomendaciones a la dirección superior.

Emitido el informe para apoyar a la dirección superior en su indelegable atribución de tomar decisiones estratégicas y políticas finaliza la tarea del control de gestión: el proceso de toma de decisiones compete a la dirección superior.
Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar un gran número de actividades relacionadas entre sí.
Ejemplo: Un cliente realiza un pedido, y lo recibe al cabo de varios días. Los procesos dentro de nuestra organización han sido:
1.- Comercial introduce el pedido del cliente en elsistema informático.
2.- Producción, introduce el pedido en su planificación y pasa las necesidades de materia prima a Compras.
3.- Compras contacta con el proveedor y compra el material.
4.- Almacén recepciona el material, y lo entrega a Producción.
5.- Producción fabrica el material solicitado por el cliente.
6.- Control de calidad revisa el material de acuerdo a lo solicitado por el...