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  • Publicado : 5 de septiembre de 2012
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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
4. RESPONSABLE
5. POLITICAS Y CONDICIONES GENERALES
5.1 Requisitos Generales.
5.2 Consideraciones Generales de Facturación.
5.3 Consideraciones Operativas.
6. CONCEPTOS
7. PROCEDIMIENTOS
7.1 Requisitos de facturación
7.2 Condiciones para el pago de facturas.
7.3 Contenido de la orden de compra.
7.4 Pago de facturas.

1.INTRODUCCION

En el presente documento se detalla de manera explícita, las funciones de cada una de las áreas que integran a COLMOTORES. S.A. Siendo su objetivo primordial el establecimiento de las actividades obligatorias del personal y de los titulares de su estructura organizacional.

Este manual tiene como propósito ser un instrumento de apoyo para el personal de COLMOTORES S.A. y delpúblico en general que desee conocer el funcionamiento del mismo de manera fácil y precisa.

2. OBJETIVOS

Establecer y especificar la forma de llevar a cabo la selección, seguimiento y evaluación de proveedores.
Determinar la mejor opción en cuanto a precio y calidad de los vehículos y sus repuestos.

3. ALCANCE.

Este procedimiento aplica para las actividades de selección, seguimiento yevaluación de proveedores de vehículos y repuestos de carros y motos tanto nacionales como extranjeros.

4. RESPONSABLE

Durante la entrega de mercancía el proveedor deberá tener en cuenta lo siguiente:
* Cumplir con la entrega de mercancía en la fecha indicada de acuerdo con las cantidades y las referencias solicitadas en la Orden de Compra.
* Enviar con anticipación el aviso de despacho.* Tratándose de proveedores sujetos al Régimen Común, deberá entregar el original de la factura de venta y una (1) copia. La factura deberá cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estado Tributario.
* Entregar copia de la Orden de Compra.
* El recibo de las mercancías se hará a través de un calendario convenido con el proveedor.
* Entregar el total de lamercancía pedida.
* Los gastos de transporte de la mercancía corren por cuenta del proveedor.
* No se recibirá mercancía cuando se encuentre en mal estado o se exceda la cantidad pedida.
* El plazo para el pago se contará a partir del recibo a satisfacción de la mercancía.
* Comunicar por vía electrónica y con la debida antelación las razones de un no despacho.
* Nuestro sistematomará como base para el pago de facturas, los precios y condiciones vigentes en la Orden de Compra.

5. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES

5.1 Requisitos Generales:
* Ser persona natural o jurídica que tenga la condición de comerciante, de conformidad con la legislación vigente.
* Matrícula y/o registro mercantil y certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámarade Comercio respectiva, con no más de tres meses de antigüedad.
* Registro Único Tributario – RUT o documento que haga sus veces.
* Acreditar el régimen de IVA al cual pertenece de conformidad con las normas tributarias vigentes.
* Información razonable que le permita a la compañía verificar la moralidad comercial y la capacidad e idoneidad, financiera, comercial, operativa, deproducción y suministro.

5.2 Consideraciones Generales de Facturación
* No podrá librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato verbal o escrito.
* El emisor vendedor o prestador del servicio deberá emitir un original y dos copias de la factura.
* La factura deberá reunir, además de losrequisitos señalados en el artículo 621 del Código de comercio y el artículo 617 del Estatuto Tributario, los cuales son:
a. Fecha de vencimiento.
b. Fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla.
c. El emisor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado del pago del...
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