ENSAYO 4

NOMBRE: NAZLY KAHERINE VALENZUELA BRAVO
FECHA: 25/08/2015
TEMA: ENSAYO IMPORTANCIA ADMINISTRACION DOCUMENTAL


INTRODUCCION
La necesidad de administrar, organizar, y llevar un buen manejo de los documentos que llegan a nuestra empresa nos conllevan al ordenamiento constante de nuestros registros. La Forma de organizar este importante recurso ha hechos que los estudiosos del tema definieranmuchos sistemas de la forma correcta de la organización o administración documental.
Esta entidad cada día se esfuerza por automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos; teniendo un buen control de la documentación se pueden tomar mejores decisiones en una organización. De igual manera no solo es importante la sistematización de la información; el papel físico se hace necesariopara muchos asuntos legales, administrativos etc. Claro está que la administración de la documentación sistematizada mejora en gran parte el manejo de los documentos en físico, el archivo en general pero no los elimina.

TEMA

CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS MEDIANTE ACTIVIDADES DESARROLLADAS SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Se define como administración documental, a todos los actos que intervienen en el manejoadministrativo general, que tiene como objetivo la creación, adquisición, recepción, control, consulta, distribución, reproducción, organización, mantenimiento, custodia, resguardo, restauración, transferencia, valoración y disposición final de documentos de interés público a lo largo de su ciclo vital, así como aquellas que se encarguen de las actividades encaminadas a regular, coordinar ydinamizar su uso y divulgación;
Tener un buen sistema de administración de documentos permite almacenar y tener organizada la información, es muy importante para cualquier organización, no importa su tamaño. Actualmente se cuenta con varios sistemas que permiten organizar de forma más rápida y ágil los documentos y al mismo tiempo nos permiten localizar el documento dentro o fuera de la organización.El contar en la organización con un sistema que permita llevar de forma organizada la documentación, es una herramienta clave que debe estar integrada con la estrategia y la misión de la entidad; así como los objetivos institucionales.  Se reitera que en las organizaciones ya no bastan las soluciones tradicionales; si no que se precisa planes corporativos de gestión documental que respondan a unaconcepción global y a las necesidades que se van presentando.
Para que esta organización pueda realizar una gestión eficiente de documentos,


MPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓNDOCUMENTAL

La importancia el papel como documento, teniendo en cuenta la nueva tecnología de documentos electrónicos, sistematizados, digitales y así mismo el papel físico, se hace necesario para muchos asuntos legales,fiscales, administrativos y que esas soluciones de Gestión Documental sistematizadas, mejoran el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general, pero no los elimina ni los obvia.
La administración documental, aporta una solución que brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos deforma digital y ofreciendo a los empleadosautorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura.
Otros beneficios:
•Consolidación de toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado.
• Facilidad de búsqueda y acceso a la información.
• Automatización de flujos de trabajos y monitoreo en tiempo real del estado de un trámite.
• Informacióndisponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente.
• Reducción en el tiempo de análisis y toma de decisiones.

MANEJO DE ARCHIVO
ARCHIVO
Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los...