Ensayo

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NOMBRE: OSCAR ARMANDO SANTACRUZ
FECHA: 09 de noviembre de 2010
ACTIVIDAD: Generalidades de la administración documental
TEMA: Importancia y funciones de la administración documental

ENSAYOSOBRE LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La administración documental se basa en el buen uso y manejo de documentos para el éxito y progreso de una empresa en todos los componentes quehaya dentro de la misma, en un orden que sea posible llegar a ellos fácilmente. Debido a que tiempo atrás del año 2000 no se preocupaban por una organización para un desarrollo especifico llegando aser una tarea difícil lograr obtener una información determinada que podía ser requerida o solicitada por la misma empresa o en sus efectos por una persona natural o jurídica para cualquier tipo deactividad.

Siendo así en la antigüedad se utilizaba solo el papel como medio para mantener un orden en la información aun sin tener una correcta organización en las entidades, pero con el paso deltiempo esto fue evolucionando hasta el año 2000 cuando se crea la ley General de Archivo, Ley 594 del 14 de Julio del año 2000 donde se aclara las funciones, la importancia y la responsabilidad de laadministración documental hasta llegar a las redes de información en donde algunas informaciones sustituyen el papel reemplazando por documentos en medios magnéticos como Microfilmicos, CD, Sonoros etc.Esto con el fin de reducir el espacio del archivo.

Es por esto que durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de administradores, archivadores ybibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en   que se guardan los documentos de papel los ficheros o kardex que permiten hacerreferencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información   mediante sistemas de codificación y clasificación.

Por lo tanto en el transcurso de una institución desde su...
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