Ensayo

ACTIVIDA 1

ENSAYO SOBRE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Partiendo de la definición de “archivo” que nos presenta la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo, -“Conjunto de documentos, sea cual fueresu fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir comotestimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia”- se puede decir que la Administración documental es de vital importancia para eldesarrollo de dicho tema, más si tenemos en cuenta que ésta enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   grupos documentales con el fin de facilitar su utilización yconservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda,facilitación y conservación. Es claro que las entidades, tanto públicas como privadas y de acuerdo a su actividad, manejan grandes volúmenes de información que requiere ser almacenada y conservada de algunamanera; además, cuando se trata de la parte pública no podemos olvidar que, según la Constitución Política, en su artículo 74, “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicossalvo los casos que establezca la ley”, por tanto se hace necesario incrementar la eficiencia organizacional de manera que la información solicitada por clientes externos o internos de la entidad, seaproporcionada de forma ágil y oportuna.
La Administración Documental busca regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de ArchivoTotal y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad, como también el desarrollo de sistemas básicos de aplicación de la TRD, organización, transferencias...