Ensayo

ENSAYO ACUERDO 060 2001
Mientras que la Ley 594 establece las reglas y principios para el buen manejo de los archivos el acuerdo 060 de 2001, nos da herramientas especificas de cómo se deben manejarlos documentos de acuerdo a su clasificación de igual forma nos informa acerca de los diferentes clases de documentos, como regístralos de acuerdo a su dependencia.
Las empresas que manejan losarchivos deben tener de acuerdo a su estructura una organización que analice, controle y distribuya la información o documentos que reciban; deberán contar con personal capacitado y con equiposnecesarios que faciliten el manejo los documentos.
Toda organización debe autorizar a una persona de acuerdo el departamento o si bien lo considera una sola persona, para la firma responsable de losdocumentos internos y externos. La organización debe ser estricta en el manejo de la radicación de los documentos ya que estos no pueden presentar enmendadura, falta o repetición de números. Cuando estosuceda debe dejar constancia o firma del autorizado en esa dependencia para el recibo o distribución de la documentación.
Las empresas deben manejar un estricto control en las comunicaciones internasy comunicaciones oficiales. Que puedan hacer seguimientos, certificar información y así prestar un buen servicio.
No sugieren el uso de un buen papel y tinta para que así la información impresa seaduradera y conservar los archivos en un buen estado. Así como la información que se guarda en medios magnéticos debe ser con fabricantes reconocidos y seguir las instrucciones que este nos recomiendepara evitar la pérdida de la información allí guardada.
Las comunicaciones enviadas y recibidas por los distintos medios como FAX, CORREO ELECTRONICO, CORRESPONDENCIA FISICA, deben estar muy bienanalizadas, revisadas y confirmadas; que la información allí sea la correcta de acuerdo al departamento de destino y que llevan la firma autorizada y sus respectivos soportes.
La imagen corporativa...